Executive Assistant

Manulife is a leading international financial services provider, helping people make decisions easier and lives better. Help shape the future you want to see and discover that better can take you anywhere you want to go.

Our Audit Team is seeking an Executive Assistant to provide diverse, advanced administrative support to our Executive staff. If you have administrative experience and a passion for organization, we want to hear from you!

Position Responsibilities:

• Set priorities to meet workloads and maintain a high degree of accuracy.

• Establish quality standards for administration, including administrative support, general administration, supply management, and premises management.

• Manage calendar entries for VPs and AVPs as requested; Manage calendar entries for others occasionally, on an as-needed basis.

• Assist Executives with Monthly, Quarterly and Annual meetings and any additional special events as requested.

• Assist Executive staff with booking Travel arrangements, hotel reservations and transportation as requested. Assist in obtaining their travel visas when required.

• Prepare and submit expense reports for Executive Staff.

• Help plan, coordinate, and execute off-site, team meetings, townhalls, and onsite conferences.

• Provide all necessary support to Executive staff, including catering, reservations, invitations and preparations of documents for their meetings.

• Maintain distribution lists for various internal and external communications.

• Assist Executives with the Annual Audit Plan as requested.

• Assist the Senior Management Team, including members not located at the Toronto office.

• Prepare and/or distribute Audit Reports and various confidential documents for Executive and Senior Management staff.

• Assist with onboarding new audit staff and contractors including requisitions for technology needs and other equipment.

• Assist with other centralized processes including preparing invoices for payment, preparing check requisitions and submitting invoices to accounts payable.

• Assist with the maintenance of the FTE and Work Area List and Organization chart for the department.

• Assist in reviewing appropriate access to Audit and Advisory Services' applications, databases, networks, and other as required.

• Assist in managing the day-to-day operations of the office

Required Qualifications:

• 5 years of executive assistant experience in a large corporate environment.

• Diploma in Administration or extensive related administrative experience.

• Strong interpersonal, professional, and diplomacy skills with a high comfort level in dealing with senior management and individuals at all levels in the organization, as well as outside contacts.

• Excellent knowledge of MS Office products

• Proven relationship skills including the ability to act as a liaison between Audit Services staff and all internal and external customers and vendors.

• Strong customer service and commitment to quality.

• Ability to communicate ideas orally and in writing. Strong writing and editing skills.

• Proven self-starter who takes initiative and thrives in a fast-paced environment.

• Ability to balance multiple priorities and projects and prioritize work. Results-oriented and organized.

• Ability to pay great attention to detail.

• Ability to make decisions and exercise sound judgment.

• Demonstrates tact and professionalism and maintains confidentiality

• Ability to exercise discretion with highly sensitive information is particularly important.

Preferred Qualifications:

• Knowledge of Manulife operations and company policies is an asset.

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

#LI-Hybrid

Le poste annoncé correspond à une vacance existante.

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à hr@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes incitatifs et de recevoir une rémunération liée à la performance de l’entreprise et des individus. Le salaire réel variera selon les conditions du marché local, la région géographique et les facteurs propres au poste, tels que les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et la formation. Si vous postulez à ce poste en dehors de votre lieu principal, veuillez contacter hr@manulife.com pour connaître la fourchette salariale applicable à votre région.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à hr@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.

Nous utilisons des technologies de données et d’analytique, telles que l’intelligence artificielle (IA), ainsi que des outils de traitement automatisé pour analyser et traiter les renseignements que vous nous fournissez ou que des tiers nous transmettent dans le cadre du processus de demande. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre énoncé sur la collecte de renseignements personnels.