Executive Assistant

As a member of the Global Talent Acquisition and People Analytics Team, The Executive Assistant’s (EA) primary focus will be to partner with the Global and North American Heads of Talent Acquisition (TA), the Executive Recruiters, and the VP of Global People Analytics and Insights. The EA will gain cross-functional experience within Manulife/John Hancock and establish key partnerships with other EAs. This role will be instrumental in helping to evolve and deliver a world class Talent Acquisition and People Analytics and Insights experience.

On the job you will:

• Partner with the executives in TA and People Analytics and Insights to help solve day-to-day challenges and derive solutions to increase team efficiency.

• Partner with Executive Recruiters to coordinate experiences for top executive candidates which will involve participating in: Intake, update, and debrief calls

• Organization of in-person meetings and the related candidate experience

• Scheduling of interviews (phone, video and in person) with candidates and the interview panel, requiring partnership with various Executive Assistants and Administrative Assistants throughout the company

• Manage projects as assigned and ensure accuracy and the timely completion of tasks.

• Facilitate the exchange of information between the executive and various internal and external stakeholders.

• Collect, compile and evaluate highly confidential and sensitive information and data from diverse sources, and create reports and memos based on the analysis.

• Prioritize telephone calls and meeting requests, personally responding whenever possible using judgment on potentially urgent matters.

• Prioritize and summarize content of incoming materials, e.g., mail, reports, government notifications, articles, competitor packages requiring knowledge of operations, an understanding of pertinent individuals involved, protocols, actions required, timelines, signature authority required, compliance and regulatory mandates.

• Compose correspondence and documents of a highly confidential nature.

• Schedule meetings and prepares agendas.

• Act as a liaison between the tech help desk and executive level candidates or leaders.

• Use various applications (including Power Point, Excel, Word) to produce reports, spreadsheets, presentations, and other documents.

• Arrange and coordinate travel and meeting schedules, including the creation of travel agendas and meeting schedules for executive level candidates. Handle details involving foreign travel including entry papers, currency, passports, and visas.

• Handle significant vendor invoicing, including tracking and cross charging

• Complete expense reports and maintains detailed records of expenses.

• Follow up with corporate credit card partners and vendors to resolve any billing related matters or expense charge discrepancies.

• Perform other duties as assigned, such as taking minutes of meetings, event and offsite coordination or other administrative functions to support departmental meetings.

• Assist in creating draft presentations

• Minor admin assistance to the team

• Acts as back-up to other Executive Assistants on team

Required Qualifications:

• 2-5 year's experience as an EA in a large, global, matrixed organization working with Executives and partners with EAs across the organization

• Excellent customer service orientation with strong verbal and written communication skills, as well as the ability to influence across all levels of the organization.

• Proficiency in all MS Office applications and strong overall technology aptitude.

• Demonstrated ability to enable results by collaborating with complex, cross-functional, global, and remote teams, the business and external vendors/partners

• Strong critical thinking and problem-solving skills; solution focused with sound tactical judgment.

• A self-starter who is action oriented and possesses exceptional organizational skills

• Strong attention to detail, and the ability to manage multiple priorities concurrently while ensuring that all deadlines are met

• Flexibility to attend and participate in conference calls that are convenient for stakeholders in both North America and Asia

• Strong oral/written communication skills required to interact with senior officers and representatives

• Ability to manage complex and sensitive work situations with professionalism, sound judgement, discretion, and empathy

• Highly collaborative and results-oriented

• Strong interpersonal skills and ability to work effectively across cultures

Preferred Qualifications:

• Bachelor’s degree in administration, business or relevant areas

• Project management experience preferred

• Ability to leverage AI technologies to increase workflow speed, success and efficiency

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

#LI-Hybrid

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.