Executive Assistant

Manulife is seeking a dedicated Executive Assistant to provide comprehensive support to the Global Chief Compliance Officer, Global Chief Privacy Officer and Global Chief Ethics Officer.

This position is responsible for delivering administrative and operational support, requiring effective collaboration with members of the Global Compliance team and Executive Assistants supporting leaders across related functional and business groups, including the Executive Leadership Team.

This position is based in Toronto and reports to the Global Chief Compliance Officer.

Position Responsibilities:

You will provide comprehensive administrative support, including:

• Coordinating complex scheduling and calendar management, often within a dynamic environment.

• Drafting, reviewing, and sending routine and other communications as required.

• Organizing and preparing for meetings, including gathering documents and managing meeting logistics. This includes virtual and on-site meetings, townhalls, as well as the organization of periodic Senior Compliance Leadership team meetings.

• Serving as a primary point of contact and prioritizing matters requiring attention when necessary.

• Arranging travel and accommodation.

• Preparing, reconciling, and submitting expense reports.

• Facilitating team communications and event planning; assisting with preparation and distribution of meeting agendas and materials.

• Acting as a department records specialist for Global Compliance.

• Administration, management, and monitoring of systems and records access, including the management of departmental and functional SharePoint sites.

• Providing administrative assistance to related Compliance team members as needed.

• Preparing documents, reports, presentations, tables, and charts and assist with the generation of periodic and ad hoc regulatory and management reporting.

• Overseeing office supplies and equipment maintenance.

Additional Responsibilities:

• Draft documentation under the direction of the Global Chief Compliance Officer, Global Chief Privacy Officer and Global Chief Ethics Officer as required.

• Prepare legislative summaries and other briefing outlines when necessary.

• Provide support in managing regulatory reporting such as overseeing deadlines and outstanding issues.

• Providing administrative support for Compliance training, including monitoring of completion, as required.

Required Qualifications:

• Ability to work effectively as part of a team and build productive relationships across Manulife

• Resourcefulness, adaptability to changes, and readiness to take on new assignments

• Strong problem-solving and analytical abilities

• Sound judgment, with the capacity to prioritize tasks, work independently, and show initiative

• Proficient communication, editing, and proofreading skills

• Effective organizational and time management capabilities

• Proficiency in MS Office applications and a willingness to learn new software as needed

• Utilizing knowledge of company and departmental operations to answer routine inquiries.

• Maintaining confidential and sensitive information with discretion.

• Ability and interest to learn and leverage emerging technologies and approved AI tools

• Previous experience as an executive assistant or in a similar role is preferred

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

#LI-Hybrid

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.