Conference Centre Coordinator

The Conference Centre Coordinator will act as the first point of contact for our guests. This position will play an instrumental role in delivering excellent customer service to both internal and external clients for all clients utilizing all meeting rooms and Executive Floor facilities. They must have strong written and verbal communication and be well-organized with strong attention to detail.

Position Responsibilities:

• Act as first point of contact for Conference Centre guests providing a warm and friendly welcome, ensuring all customers feel valued and comfortable
• Efficiently handle all front desk activities, including managing emails, and directing guests to their respective conference rooms.
• Review and identify meeting/event objectives with client and discuss requirements. This includes the size of meeting/event, timing, location, attendance, audio-visual equipment, and meeting amenities.
• Main correspondent for client meeting requests and inquiries; ensuring that requests and queries are met, logged, recorded, and the appropriate supporting parties are advised accordingly.
• Address guest inquiries and resolve any issues promptly and professionally, ensuring a high level of customer satisfaction.
• Collaborate with the Executive Technology Services and Corporate Real Estate, and catering teams to ensure seamless execution of meetings and maintain facilities to the highest standards.
• Contribute / assist in championing the needs for continuous improvement.
• Ensure the reception area and conference rooms are clean, tidy, and presentable at all times.
• Other duties as assigned.

Preferred Qualifications:

• High school diploma or equivalent required; additional qualifications in hospitality or office administration are a plus.
• Previous experience in a receptionist or customer service role is preferred
• Familiarity with booking events and calendar management (EMS Program)
• Capable of handling multiple tasks simultaneously without compromising on quality.
• Excellent interpersonal skills with a genuine desire to help other with a positive attitude and the ability to maintain high energy levels throughout the day.
• Comfortable using office software such as Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), familiarity with booking and scheduling systems, and basic troubleshooting of office equipment.
• Flexibility, sensitivity, and professional conduct is essential.
• Negotiation and conflict management skills.
• Ability to identify necessary resources, negotiate appropriate support, and provide training as required.
• Provide back-up meeting event support when needed.
• Ability to learn and process information quickly.
• Ability to think quickly and resolve issues in a calm and efficient manner.
• Ability to interact with all levels of an organization up through the executive level, maintaining professionalism.
• Client satisfaction and client relationship building
• Maintain a professional and polished appearance.
• Able to work overtime when required.
• Be open and flexible to changes in a dynamic environment.

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.