Adjointe administrative

PRINCIPALES FONCTIONS :

Collaborer à la préparation des réunions du CA, de l’AGA, et à la gestion des membres

• En collaboration avec la directrice, préparer les rencontres du conseil d’administration (CA).
• S’assurer que les membres du CA reçoivent tous les documents nécessaires.
• S’assurer de la bonne présentation et de la fiabilité des documents remis aux membres du CA.
• Participer à l’organisation de l’assemblée générale annuelle (AGA) : réservation de salle et d’équipement.
• Gérer la liste des membres et l’envoi des documents de renouvellement ou d’adhésion.

Veiller à la gestion des documents et à diverses tâches

• Rédiger, modifier, saisir et corriger les lettres, les rapports, les demandes de subventions, les étiquettes, les procès-verbaux, les extraits de résolutions et autres documents pertinents.
• Photocopier, distribuer, numériser et classer des documents, maintenir les dossiers à jour et les diffuser aux employées concernées.
• Mettre à jour, superviser et sécuriser les bases de données et le système de classement.
• Veiller au classement des documents et des rapports en respect du calendrier d’archivage (selon les exigences gouvernementales).
• Préparer et envoyer le courrier par la poste, par courriel et par télécopieur.
• Assurer un suivi du courrier au comptoir postal et veiller à cueillir le courrier.
• Commander et maintenir à jour les fournitures de bureau (feuilles, stylos, etc.).
• Assurer l’ouverture et la mise à jour des dossiers des employées (formulaire d’emploi, spécimen de chèque, adresse courriel, etc.).
• Expliquer aux nouvelles employées les principales modalités administratives (feuilles de temps, comptes de dépenses, politique de conditions de travail, etc.).
• Préparer et gérer les formulaires de consentement à la vérification d’empêchements pour les employées, les bénévoles et les membres du conseil d’administration.
• Assurer le suivi du registre des équipements informatiques.
• Faire la compilation des statistiques pour la direction et les bénévoles.
• Soutenir la direction et l’équipe dans les démarches liées au bon fonctionnement administratif et logistique de l’organisme (suivi des contrats de service, coordination de réparations, recherches d’information, etc.).

Tâches secondaires

• Au besoin, répondre aux appels, les filtrer ou les acheminer, prendre les messages et fournir les renseignements demandés.
• Au besoin, participer aux réunions de gestion hebdomadaires et aux rencontres d’équipe ou autres convoquées par la direction.

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) ou toute autre combinaison de formations jugées pertinentes.
• Expériences de deux à trois ans dans le domaine, un atout.
• Connaissance du fonctionnement d’un organisme communautaire autonome.
• Bonne connaissance des outils informatiques, soit des logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et autres.
• Excellente connaissance du français écrit (français au bureau) et parlé.
• Personne polyvalente, rigoureuse et autonome, dotée d’un bon sens de l’organisation et d’une grande capacité d’adaptation.
• Faire preuve de discrétion, de diplomatie et de respect de la confidentialité des lieux et des femmes qui fréquentent la ressource.
• Capacité à travailler efficacement en équipe, dans un climat de bienveillance, de collaboration et sous des délais parfois serrés.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

La Maison de Marthe, c’est un milieu de travail dynamique, mais c’est aussi…

• Un espace de stationnement sans frais.
• Un accès à un programme d’aide aux employés (PAE).
• Une possibilité de cotiser au REER+ du Fonds de solidarité FTQ.
• Des vacances annuelles avantageuses, 13 jours fériés et présence de congés mobiles.
• De la flexibilité et une conciliation travail-vie personnelle.
• Une assurance collective à venir au courant de l’année.

Précisions sur l’emploi

• Emploi à temps partiel, 20-25 heures/semaine, poste permanent en présentiel.
• Rémunération selon expérience et échelle salariale bonifiée.
• Lieu de travail principal : Québec.
• Date d’entrée en fonction : le plus rapidement possible.

Cette offre vous intéresse? Faites parvenir votre C.V. accompagné d'une lettre de motivation le plus tôt possible à madame Mireille Bédard, directrice générale, à mbedard@maisondemarthe.com.