Coordonnateur(trice) aux ressources financières et matérielles

L’ICQ (l’Institut canadien de Québec) est un organisme culturel à but non lucratif fondé en 1848. En collaboration avec la Ville de Québec, il administre et anime le réseau de la Bibliothèque de Québec, incluant la Maison de la littérature, véritable carrefour de création et de diffusion. Par ses initiatives culturelles, sociales et éducatives, l’ICQ accompagne les citoyennes et citoyens de Québec en tissant des liens durables entre la culture et la communauté.

L’ICQ valorise chaque contribution et fait éclore les initiatives porteuses de sens. Inspirer, innover et accompagner pour bâtir un avenir où le développement social, culturel et intellectuel de la communauté est au cœur de tout ce que nous entreprenons. Si vous aspirez à plus qu’un simple poste, à évoluer dans un environnement stimulant et collaboratif et faire partie d’une équipe qui croit en la puissance de l’humain, alors vous êtes au bon endroit !

Rejoignez-nous pour ouvrir les portes du savoir et faire rayonner la richesse des cultures. Ensemble, bâtissons un monde plus éclairé, où l’apprentissage et la diversité sont au cœur de chaque action.

FONCTIONS GÉNÉRALLES

La personne titulaire du poste assure la supervision et la coordination de l’ensemble des activités quotidiennes de la Direction des ressources financières et matérielles. À ce titre, elle est responsable de la gestion de la paie, des opérations financières et comptables, de la gestion des ressources matérielles ainsi que de la coordination des activités du secrétariat. Elle veille également au respect et à l’application des normes comptables reconnues, des politiques et procédures internes, ainsi que des lois et règlements en vigueur, assurant ainsi une gestion rigoureuse, conforme et efficiente des ressources de l’organisation.

Nous recherchons une personne reconnue pour sa discrétion et son intégrité, capable d’agir avec rigueur et professionnalisme en toute circonstance. La personne recherchée possède un sens analytique développé, lui permettant d’évaluer les situations avec discernement et de proposer des solutions pertinentes. Elle démontre un leadership positif, favorisant la collaboration, la confiance et l’engagement, tout en étant autonome dans la prise de décision.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES À LA GESTION DE LA PAIE

• Superviser, accompagner et soutenir la technicienne à la paie dans l’exécution de ses responsabilités et assurer la coordination des activités liées au traitement de la paie;
• Valider le traitement de la paie préalablement au transfert bancaire, en veillant à l’application de la convention collective et des conditions de travail des divers groupes;
• Assurer une veille fiscale continue pour le traitement de la paie;
• Assumer le traitement complet de la paie en l’absence de la technicienne à la paie et offrir un soutien constant pour résoudre les situations complexes ou ponctuelles;
• Mettre à jour mensuellement les calculs de certains avantages afin d’établir le coût employé/employeur et calculer les avantages imposables afférents;
• Assurer le suivi et l’ajustement des diverses banques de temps ponctuellement;
• Assumer la responsabilité de la production des T-4, Relevés 1 et du calcul du facteur d’équivalence.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES À LA GESTION FINANCIÈRE ET COMPTABLE

• Superviser, accompagner et soutenir la commis-comptable dans l’exécution de ses responsabilités, assurer la priorisation des tâches et veiller à la qualité du travail produit;
• Valider les paiements aux fournisseurs préalablement au transfert bancaire et agir comme signataire conformément à la délégation de pouvoir en vigueur;
• Contribuer à la préparation et à l’analyse des états financiers périodiques et annuels de l’ICQ;
• Participer à l’élaboration des budgets de fonctionnement annuel de l’ensemble des activités de L’ICQ;
• Contribuer aux travaux liés à l’audit externe de la fin d’année financière;
• Assumer la responsabilité du traitement des T-4A et Relevés 1.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES À LA GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET SECRÉTARIAT

• Agir à titre de responsable des contrats, des appels d’offres sur invitation et appels d’offres publics en conformité avec les politiques et les mécanismes de gouvernance en vigueur;
• Approuver les acquisitions de matériel et les demandes de services, en assurant le respect des budgets;
• Assurer la gestion du dossier d’assurance responsabilité civile;
• Superviser, accompagner et soutenir l’adjointe administrative dans l’exécution de ses responsabilités, assurer la priorisation des tâches et veiller à la qualité du travail produit;
• Fournir un service de soutien et de conseil auprès des gestionnaires relativement aux ressources matérielles, aux acquisitions et aux procédures d’approvisionnement.

Ce poste offre la possibilité de télétravail en mode hybride.

Ce concours est traité en continu. L’affichage sera donc retiré dès que nous aurons trouvé la personne qui correspond au profil recherché.