Technicien administration

Sous la responsabilité du Président Directeur général, le/la technicien(ne) en administration a pour mission d’effectuer la gestion des dossiers, offrir un service à la clientèle impeccable et soutenir l’équipe administrative.

o Accueil et réception des appels téléphoniques :

o Accueillir les visiteurs et les clients;

o Répondre aux appels téléphoniques, filtrer et transférer les appels vers les personnes concernées;

o Prendre des messages et fournir des informations de base;

o Prendre en charge les appels de services :

• Traitement des appels de service et coordination avec les intervenants concernés;
• Gérer l'agenda du service de réparation et d’entretien.

o Tri et distribution du courrier.

o Soutien administratif :

• Fournir un soutien administratif aux équipes en place;
• Préparation de documents, de rapports et de présentations.
• Rédaction de courriers, de courriels et de documents administratifs;
• Mise en forme de documents selon les normes de l'entreprise.

o Gestion des fournitures de bureau :

o Commander et gérer les fournitures de bureau;

o Veiller à ce que le bureau dispose des fournitures nécessaires.

o Gestion financière

• Gérer les comptes payables;
• Traiter les comptes de dépenses ainsi que les cartes de crédit;
• Assurer le suivi des comptes recevables;
• Effectuer les conciliations bancaires;
• Collecter les comptes clients, au besoin;
• Supporter la préparation et l'écriture des dossiers de fin de mois et de fin d'année;
• Ouvrir les nouveaux comptes clients dans nos divers logiciels;
• Participer à la gestion des paies des employés;
• Envoyer les états de comptes aux clients;
• Demander et valider les états de comptes des fournisseurs;
• Assurer le suivi du processus interne de classement automatisé;

o Saisie de données et classement :

o Saisie de données dans des bases de données ou des systèmes informatiques;

o Classement de documents et maintenance de dossiers organisés;

o Collaboration avec d'autres équipes :

• Collaborer avec d'autres équipes pour coordonner les activités administratives;

o Fournir un support aux équipes en fonction des besoins.

o Respect des procédures et des politiques :

o Contribuer à l'amélioration des processus administratifs.