Adjoint.e administratif.ve – Le premier sourire et le cœur opérationnel d'Espace Finances !
Lieu : 100 % en présentiel à nos bureaux (33, rue Carrier, Lévis).
Horaire : 35 heures/semaine, de 8h30 à 16h30. Entrée en poste : Mi-avril 2026.
Échelle : 21,77$ - 23,95$ (39 621$ - 43 589$)
Qui sommes-nous ?
Espace Finances est un organisme à but non lucratif (OBNL) dédié à l'accompagnement des personnes dans la gestion de leurs finances personnelles et la défense de leurs droits en matière de consommation et de logement. Faire carrière chez nous, c'est rejoindre une chaîne de solidarité, avoir un impact positif et concret sur la vie des gens, et évoluer dans un milieu valorisant ancré dans trois valeurs fondamentales : Écoute, Neutralité et Autonomie.
Votre rôle : Bienveillance à l'accueil et magie dans les opérations !
Relevant de la direction générale, vous êtes bien plus qu'une personne en soutien administratif : vous êtes le visage et la voix de notre organisme. Dans ce nouveau poste, vous assurerez une expérience client exceptionnelle tout en garantissant une logistique interne fluide et efficace. Nous recherchons une personne débrouillarde et proactive, capable d'anticiper les besoins plutôt que de simplement exécuter des tâches.
Vos missions principales :
L'expérience client
Accueillir avec chaleur : Vous êtes le premier contact, en personne comme au téléphone. Vous offrez un accueil empreint d'empathie et d'écoute active.
- Enquêter et orienter : Vous prenez le temps de bien investiguer les besoins des clients lors des appels afin de les diriger avec précision vers les bons services (consultation budgétaire, information aux locataires, etc.) et les spécialistes appropriés.
- Supporter l’équipe : Vous supporter les professionnels dans la prise de rendez-vous afin d'assurer un parcours client optimal.
Le soutien opérationnel et administratif
- Être le bras droit de la direction : Vous assistez la directrice générale dans le suivi des priorités, la gestion de l'agenda, et la préparation des réunions du conseil d'administration.
- Gérer l'information : Vous traitez le courrier et les courriels, et vous maintenez à jour nos bases de données, systèmes de classement et archives.
- Soutenir l'équipe : Vous participez à la logistique interne, à l'organisation des activités, ainsi qu'à la rédaction, révision et mise en forme de documents variés (rapports, politiques, présentations, demandes de subventions).
- Soutien comptable : Vous effectuez diverses tâches de comptabilité de base, comme la facturation et le suivi budgétaire.
Projet spécial : Bâtir l'avenir de l'organisme Vous serez amené.e à participer à un projet très stimulant : la cartographie de nos processus internes. Vous nous aiderez à documenter nos façons de faire pour faciliter le transfert de connaissances et optimiser notre efficacité.
Le profil que nous recherchons
- Formation : Vous détenez un DEC en administration, bureautique, secrétariat, ou un DEP pertinent.
- Expérience : Vous possédez un minimum de 2 à 3 ans d'expérience en administration ou à la réception, avec une forte expérience en service à la clientèle.
- Compétences techniques : Vous maîtrisez la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook, utilisation professionnelle de IA) et votre français est impeccable, tant à l'oral qu'à l'écrit (des tests de compétences seront administrés lors du processus).
- Qualités humaines : Vous êtes reconnu.e pour votre attitude chaleureuse, votre empathie et votre excellente présentation. Vous alliez polyvalence, sens de l'organisation, souci du détail, autonomie et fiabilité. Vous êtes à l'aise de travailler dans un bureau à aire ouverte (avec paravents) directement lié à l'accueil.
Prêt.e à faire la différence avec nous ?
Si vous avez envie de trouver un sens profond à votre travail tout en mettant à profit votre talent pour l'organisation et le service à la clientèle, nous voulons vous rencontrer !
