Adjoint au service santé

Sous l’autorité de la direction du service santé, la personne titulaire du poste joue un rôle essentiel dans le soutien administratif du service santé. Elle effectue les travaux de secrétariat (bureautique, gestion des communications téléphoniques, électroniques et manuscrites, convocations, préparation des documents & communications écrites, etc.). Elle assure la logistique et l’organisation des activités du département: comités, rencontres, réunions, assemblées, etc. Elle assiste le directeur du service santé et son équipe dans les fonctions administratives visant le département. Elle agit de plus en support à la gestion des horaires et effectue des rappels au travail.

Tâches et responsabilités

• Participer à la gestion de la liste de rappels et voir aux remplacements du personnel du service de santé dans le respect des contrats de travail, politiques et pratiques en vigueur.
• Participer à la gestion des listes de disponibilités du service santé dans le respect des contrats de travail, politiques et pratiques en vigueur.
• Participer à l’élaboration et aux mises à jour des plans de roulement du service santé.
• Collaborer étroitement avec les gestionnaires du service santé dans la gestion et la planification de la main-d’œuvre.
• Traiter les remplacements des demandes de congés, d’absence et d’échanges préalablement autorisées par les chefs de service.
• Effectuer la conception de documents (formulaires, tableaux, présentations) ; de traitement de texte : rédaction, révision de texte, mise en page ; sur chiffrier électronique : statistiques, suivi de données ; rédaction de compte-rendu et procès-verbaux; mise à jour et correction de documents officiels tels que politiques, procédures, programmes, etc.
• Concevoir les affiches et annonces diverses.
• Rédiger la correspondance (communiqués, notes de service et courriels) en prenant soin de réviser le texte et de procéder à la mise en page du document, puis de l’acheminer selon les modalités établies.
• Recevoir, trier, faire le suivi et distribuer les documents (télécopies, courrier interne et externe).
• Gérer les fichiers informatiques (création, numérisation, mise à jour, diffusion et classement).
• Préparer et compiler diverses statistiques, évaluations et sondages.
• Organiser la logistique des activités du département: Réserver et monter les salles, y installer le mobilier et le matériel requis.
• Répondre aux demandes de renseignements et transférer les informations aux personnes concernées.
• Passer les commandes de papeterie et de fournitures de bureau pour le département.
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences

Formation académique :

Diplôme d’études collégiale en bureautique ou DEP en secrétariat

Connaissances spécifiques :

Maîtrise des logiciels Word et Excel.

Maîtrise du système Médisolution un atout.

Bonnes connaissances du français oral et écrit.

Expérience:

3 ans d’expérience