Description
Description de l'emploi
- Classe d’emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe 1
- Lieu de travail : Pavillon des Sciences
- Département : Direction adjointe à l’organisation scolaire
- Horaire de travail : de 8 h 30 à 12 h et de 13 h 30 à 17 h
- Supérieure immédiate : Madame Marie-Noël Forest
- Prédécesseure : Madame Diane Bellemare
- Statut : Temps complet
- Entrée en poste : Dès que possible
Description du poste
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.
Rôles et responsabilités
La personne titulaire de cette classe d’emploi :
Au niveau du cheminement scolaire de l’élève :
- Effectue des tâches reliées à la tenue à jour des dossiers des étudiants, à l’admission, aux choix de cours, à l’inscription, etc.;
- Vérifie des données, confronte des pièces et si nécessaire les clarifie ou en rectifie la teneur en s’assurant du respect des normes et des procédures;
- Applique les procédures relatives à son secteur d’activités;
- Est responsable de l’ensemble des travaux de saisie de données, notamment, dans le système de gestion pédagogique et à ce titre ;
- Procède à la mise à jour, à la vérification et à la correction de divers fichiers informatiques;
- Produit des listes, rapports, étiquettes, etc.;
- Procède à l’envoi de la correspondance, de listes et de rapports;
- Effectue le transfert ainsi que la récupération des données d’un système informatisé à un autre;
- Effectue des travaux de photocopie, de numérisation et de classement;
- Tient à jour des statistiques des dossiers traités et tient son supérieur immédiat au courant du déroulement des activités;
- Transige avec les étudiants, le personnel de la direction des études ;
- Communique par téléphone, courriel et MIO avec les étudiants dans le cadre de ses fonctions;
- Communique avec les étudiants pour les opérations d’admission, désinscription, abandon et recensement;
- Accomplit toute autre tâche connexe.
Au niveau de l’assistance de secrétariat à l’adjoint administratif :
- Accueille la clientèle et les divers intervenants, répond à leurs demandes ou les oriente vers les personnes qui peuvent les renseigner;
- Effectue la saisie sur traitement de textes d’informations manuscrites ou imprimées en effectuant la recherche et la correction du français grammatical et syntaxique;
- Tient à jour les dossiers, assortit, classe et repère des documents selon les principes de gestion documentaire en usage ;
- Support à l’équipe technique dans leurs opérations ;
- Produire des graphiques et des tableaux Excel avec formules ;
- Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente ;
- Avoir une grande capacité à travailler en équipe, à gérer des échéanciers courts, un très bon sens de l’organisation, des priorités et des responsabilités, ainsi qu’un sens aigu du service à la clientèle ;
- Une excellente maîtrise du français (note de passage 60%) (vérifiée par test) ;
- Aptitudes à utiliser efficacement les outils informatiques et la suite Office (Word avancé et Excel intermédiaire) (vérifiées par tests, note de passage 60% pour chacun des tests).
Le processus de sélection inclura les étapes suivantes : entrevue de sélection, test de français et test psychométrique.
Traitement : entre 24,99$ et 27,95$/heure
Période d’affichage : 8 août au 21 août 2025
Nous remercions de leur intérêt toutes les personnes qui soumettront leur candidature, cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.
Le Cégep de Trois-Rivières applique les principes d'accès à l'égalité en emploi. Vous êtes invités à vous identifier si vous faites partie d'un groupe visé (minorités visibles, minorités ethniques, femmes, autochtones, personnes handicapées). Certaines mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.
