Adjointe exécutive

SOMMAIRE DU POSTE : Relevant de la coordonnatrice aux ventes le ou la titulaire du poste a la responsabilité première de fournir un soutien administratif et de coordination interne entre les divers départements ; direction, ventes, administration et de l’équipe technique;

Administration générale ;

• Gestion des appels, courriels et correspondances;
• Rédaction, correction et mise en page de documents (rapports, tableaux, graphiques, soumissions);
• Préparer l’ordre du jour des différentes rencontres, effectuer les convocations et assurer le suivi des tâches à accomplir de chaque participant, faire la réservation de la salle et la gestion des pauses café et repas;
• Rédiger ou corriger divers documents ;
• Participation à l’amélioration des procédures administratives;
• Préparation des rapports de ventes et des commandes pour l’équipe des ventes ;
• Gestion des demandes de soumissions provenant du site internet et les transférer aux représentants;
• Gestion des dossiers administratifs (classement numérique et physique);
• Mise à jour des bases de données (CRM, clients, fournisseurs);
• Support à la préparation des demandes de subvention;
• Collaborer étroitement avec la coordonnatrice aux ventes pour la préparation de divers dossiers ;

Support au département technique

• Gestion des dossiers GDP;
• Mise en page de rapport de phase 1;

Support à la comptabilité

• Suivi des comptes payables, payer les fournisseurs, entrer les factures;
• Gestion des cartes de crédit;
• Création d’items et faire la gestion de la liste de prix;