Adjointe exécutive

L'Administration portuaire de Montréal recherche une adjointe exécutive afin d'assister la présidente-directrice générale dans l'accomplissement de ses fonctions. La personne titulaire devra offrir un soutien administratif de haut niveau, à travers une variété de tâches liées à l’organisation et à la communication. La personne recherchée doit faire preuve de leadership, d’efficacité, d’initiative et de maturité.

Responsabilités

• Assurer le soutien et le suivi de projets stratégiques relevant de la PDG dans plusieurs dossiers, notamment par le biais de préparation de présentations au comité de direction ou au conseil d’administration.
• Filtrer les appels et gérer l’agenda de la PDG, notamment en prenant les dispositions nécessaires pour les déplacements, les réunions et les événements. Répondre aux correspondances courantes.
• Réaliser l’évaluation des dossiers destinés à la PDG afin d’établir un ordre de priorité de traitement.
• Planifier et coordonner l'exécution des tâches et des travaux administratifs requis par la PDG.
• Assurer le lien entre les intervenants internes et externes et agir comme personne-ressource.
• Travailler de concert avec l’ensemble des directions concernées à la mise en place de divers comités.
• Participer à la préparation, la rédaction, la vérification, l’édition et le regroupement de documents et de matériel de présentation.
• Organiser et coordonner des réunions, des ateliers et des visioconférences et faciliter les activités de suivi

Compétences recherchées pour ce poste :

• Structurer le travail efficacement
• Maintenir des standards rigoureux
• Agir par principe
• Communiquer avec clarté
• Être orienté sur le besoin client
• Naviguer dans la turbulence
• Favoriser les relations professionnelles durables

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique et de 10 à 15 années d'expérience pertinente ou autre combinaison équivalente de scolarité et d’expérience.
• Excellente connaissance de la suite Office 365
• La connaissance de SAP constitue un atout.
• Bilinguisme parlé et écrit : français et anglais
• De fortes capacité d’analyse, d’anticipation, de créativité, d’adaptation et de rigueur.
• Forte résistance au stress.
• Haut niveau d’éthique et capacité à maintenir la stricte confidentialité en tout temps.
• Souplesse, proactivité, efficacité et enthousiasme
• Excellentes compétences organisationnelles et logistiques.
• Rigueur et souci du détail.
• Gestion des priorités et respect des échéanciers parfois serrés