Réunions Zoom : les erreurs à ne pas commettre

Zoom réunion ratée Publié le 26 février 2021 Par

Vous vous inquiétez de ne pas avoir la réunion Zoom parfaite? Quelques erreurs peuvent faire dérailler le tout. Voici comment les organisateurs et les personnes concernées peuvent travailler ensemble pour éviter certaines erreurs courantes et organiser des réunions virtuelles efficaces.

Avec des millions de personnes travaillant à distance, les réunions Zoom et les appels vidéo sont devenus une réalité quotidienne pour les entreprises de tous les secteurs. Il est possible d’avoir des réunions vidéo efficaces et efficientes, mais au fur et à mesure que les gens apprennent et s’adaptent à ce format, cela conduit à certaines questions qui devraient être abordées et améliorées.

Comment rater sa réunion Zoom – Les choses à ne pas faire :

  • Ne pas surprendre vos collègues
  • Ne décidez pas d’improviser
  • N’invitez pas toute l’entreprise
  • N’oubliez pas de couper le son de votre micro
  • Ne soyez pas une distraction
  • Ne soyez pas frustrés

Ne pas surprendre vos collègues

Les réunions et les surprises peuvent être stressantes en soi, et la combinaison des deux peut constituer une véritable poussée d’adrénaline inutile. L’année écoulée a été marquée par un stress accru et incessant, qui a causé de réels problèmes aux personnes qui tentent d’équilibrer leur vie professionnelle et personnelle. Les psychologues et les experts en bien-être ont indiqué que le fait d’avoir un horaire organisé et planifié était un outil efficace pour gérer une certaine quantité de stress, ne serait-ce que parce qu’il aide les gens à se sentir en contrôle de leur vie. Les réunions surprises ou de dernières minutes leur enlèvent ce contrôle et peuvent perturber leur journée. Une réunion Zoom non programmée ne doit être utilisée qu’en dernier recours dans des circonstances extrêmement importantes.

Ne décidez pas d’improviser

Les cadres trop confiants peuvent se retrouver à commencer une réunion avec une idée vague de ce qui doit être discuté, pour se retrouver à oublier des informations importantes, à rater les mises à jour et à laisser tomber des détails qui doivent être entendus. En effet, parler devant la foule est une phobie très répandue, et reste une situation qui provoque un stress et une anxiété accrus. Il est facile de penser qu’une réunion Zoom ou un appel virtuel ne serait pas aussi stressant, mais en réalité, il a le potentiel d’augmenter ces sentiments pour la simple raison que dans ce format, les intervenants sont très conscients que les gens les regardent. Cela permet de mieux préparer et même de pratiquer ce qui doit être dit pendant les réunions vidéo importantes. 

N’invitez pas toute l’entreprise

Beaucoup d’entreprises aiment organiser de grandes réunions avec des dizaines d’employés. De leur point de vue, c’est le moyen le plus efficace de partager des informations importantes et des mises à jour avec le plus grand nombre de personnes en peu de temps. 

Il est vrai qu’une réunion de 30 minutes avec 120 personnes se déroule plus rapidement que dix réunions de 30 minutes avec 12 personnes dans chacune d’elles, mais elle ne donnera pas les meilleurs résultats, surtout lorsqu’elles sont adaptées à un contexte virtuel. Dans les grandes réunions, il est beaucoup plus simple pour les personnes de se fondre dans le décor de la foule et de devenir des auditeurs passifs.

Inviter des dizaines de personnes à un seul appel vidéo n’est certainement pas le moyen d’avoir une réunion Zoom parfaite. Avec autant d’écrans dans une même réunion, cela oblige les yeux à essayer de mettre au point plusieurs choses simultanément. C’est très épuisant, tant physiquement que mentalement, et cela contribue grandement à la fatigue de Zoom qui sévit dans une grande partie du monde des affaires. Les réunions efficaces sont celles où chaque participant se sent engagé, et le fait d’être l’un des cent visages ou plus d’un mur de carrés n’atténue pas ce sentiment chez les employés.

N’oubliez pas de couper votre micro

S’il y a une chose qui distrait quelqu’un qui parle, ce sont les bruits forts. Une façon d’éviter les bruits et les sons indésirables lors d’une réunion Zoom est de couper votre microphone lorsque vous n’êtes pas celui qui parle. Comme tout le monde se trouve dans des espaces différents, il y a beaucoup plus de chances qu’il y ait des bruits provenant de la construction, des colocataires, du monde extérieur et d’autres sources, qui peuvent tous être dérangeants pour les personnes qui essaient de parler.

Cela ne signifie pas pour autant qu’il faille complètement éviter de parler pendant la réunion, car les bonnes réunions permettent de discuter et de converser. Habituez-vous plutôt à allumer et à éteindre le microphone lorsque cela est nécessaire.

Ne soyez pas une distraction

L’un des avantages du travail à domicile est qu’il permet de créer un environnement de travail confortable et décontracté. Les réunions, cependant, doivent être traitées avec un certain niveau de professionnalisme, ce qui inclut les réunions Zoom et les appels virtuels. Chaque personne doit faire un effort pour éviter d’être une distraction pendant les réunions et faire preuve de respect envers les organisateurs et les collègues. Des études ont montré que jusqu’à 30 % des employés se sentent sous-estimés sur leur lieu de travail, et que plus de la moitié d’entre eux ont ressenti un manque de respect à certains moments, ce qui ne peut tout simplement pas être toléré ou autorisé à continuer. 

Cela signifie qu’il faut éviter de téléphoner, de chercher sur d’autres sites web, d’envoyer des messages privés, d’avoir des conversations à l’écart ou toute autre chose qui pourrait attirer l’attention de l’interlocuteur. Le lieu de travail virtuel est un espace où les employés doivent se sentir respectés, entendus et soutenus, et il n’y a aucune raison que cela change du fait qu’une réunion se déroule par appel vidéo.

Ne soyez pas frustrés

Du jour au lendemain, la visioconférence et les réunions Zoom sont passées d’une fonctionnalité occasionnelle à une réalité quotidienne pour de nombreuses entreprises. Au cours de l’année 2020, le nombre de personnes utilisant Zoom, Microsoft Teams, Google Meets et d’autres logiciels de vidéoconférence est passé de dizaines de millions à des centaines de millions à la suite de la pandémie COVID-19. 

Si cette technologie a permis aux gens de continuer à travailler, à collaborer et à s’entraider, il y a certainement eu quelques difficultés techniques. Il s’agit d’une nouvelle forme de technologie pour de nombreuses personnes, et elles ont dû apprendre les tenants et aboutissants de cette technologie essentiellement par elles-mêmes, en se fiant à des guides sur le web ou en communiquant avec des collègues pour obtenir des conseils. Tout le monde ne saura pas comment résoudre chaque petit problème, et le fait d’être frustré et en colère ne les rendra certainement pas meilleurs.

Même si tous les participants aux réunions ont le bon programme et ont des connaissances de base en matière de dépannage, avec autant de réunions se déroulant par vidéoconférence, il est inévitable que certains problèmes échappent totalement au contrôle de chacun. Le signal Internet ne sera pas fort, il y aura une panne de courant, un chat prendra le contrôle de la caméra ou un certain nombre de choses imprévisibles se produiront. Au lieu de laisser ces problèmes créer une atmosphère négative durable, en créant un environnement dans lequel les gens ne paniquent pas ou ne ressentent pas beaucoup de stress à cause de problèmes hors de leur contrôle et peuvent même en rire, cela rendra la réunion Zoom beaucoup plus positive et efficace pour tout le monde.