Adjointe administrative

Description de poste
L’un de nos secteurs d’affaires recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) qui sera appelé à travailler avec le vice-président senior et l’ensemble des gestionnaires de son secteur afin de l'appuyer dans l’atteinte de ses objectifs d’affaires. Vous travaillerez aussi en étroite collaboration avec les adjoints(es) des autres vice-présidents de l’unité d’affaires de Québec.

Fonctions et responsabilités
• Planifier et organiser les réunions internes et externes en gérant les calendriers de façon proactive et continue;
• Préparer l’ordre du jour des différents comités du secteur;
• Maintenir une excellente relation d’affaires avec nos clients (adjointes exécutives des clients, clients lors de visites, etc.);
• Participer à l’intégration des nouveaux membres de l’équipe (accueil, commande de matériel, réservation de bureaux) et suivi des départs (récupération du matériel);
• Révisez, vérifiez et rédigez divers documents;
• Priorisez les dossiers en fonction des urgences, faire les suivis et les rappels nécessaires;
• Suivi des déclarations d’heures par le rapport de conformité;
• Suivi des formations obligatoires des membres;
• Rédiger et distribuer des courriels d’information aux membres;
• Gérer les procédures administratives, notamment les réservations de voyage, les relevés de dépenses, les autorisations et approbations des systèmes CGI;
• Commander des fournitures de bureau, maintenir l’inventaire, anticiper les fournitures nécessaires et placer les commandes;
• Assurer la vigie continue des processus administratifs (appels de vente, évaluations annuelles, mise à jour des systèmes etc.);
• Assurer l’archivage continu et conforme de la documentation administrative et d’affaire du secteur en utilisant le système de classement SharePoint;
• Préparation et participation aux évènements.

Qualités requises pour réussir dans ce rôle
• Détenir un diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente dans le domaine;
• Avoir plus de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire;
• Avoir une grande capacité d’adaptation et de rigueur;
• Démontrer un bon potentiel et une grande motivation pour le poste;
• Expérience administrative à un niveau exécutif au sein d'une grande entreprise;
• Maîtrise avancée de langue française, orale et écrit. Bonne compréhension de la langue anglaise;
• Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page des présentations exécutives;
• Habileté au niveau de l'organisation d’événements;
• Personnalité intuitive, autonome et sachant prendre des initiatives;
• Grande faculté d’écoute et bonne compréhension des besoins des gestionnaires du secteur;
• Sens aigu du jugement et rapidité dans la prise de décision et d’exécution;
• Proactivité, esprit d'analyse, grand sens des priorités et capacité de gestion;
• Professionnalisme, diplomatie et compréhension des besoins des clients et des membres du secteur;
• Discrétion, loyauté et ponctualité;
• Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office.