Description
GREFFIER ADJOINT | CONTRAT D'UN AN
Sous la responsabilité de la directrice générale adjointe et trésorière, le greffier adjoint a pour principales responsabilités d’assister et soutenir le conseiller aux affaires municipales et greffier dans les activités du greffe. En collaboration avec le greffier, il prépare les séances du conseil municipal, traite les demandes d’accès à l’information et effectue le suivi des réclamations d’assurance. Il est aussi responsable de la mise à jour et de l’application du calendrier de conservation des archives municipales. Il assure également le support administratif de la direction générale.
Plus précisément, le titulaire du poste devra :
- Aider à la préparation et à la mise en page des documents afférents aux pléniers et aux séances du conseil municipal (sommaires décisionnels, procès-verbaux, extraits des résolutions), des règlements, des politiques et des avis publics;
- Participer aux comités pléniers du conseil municipal et rédiger le compte-rendu;
- Imprimer les extraits des résolutions et faire les suivis nécessaires auprès des directions de service;
- Tenir et mettre à jour les livres des procès-verbaux, des règlements et des politiques;
- Soutenir le greffier dans le suivi des registres exigés par la Loi (déclaration de dons, déclaration des intérêts pécuniaires, approbation réglementaire, etc.);
- Préparer les dossiers transmis à la cour municipale;
- Assurer l’application du calendrier de conservation des archives et des documents appartenant à la Ville conformément aux lois et politiques en vigueur;
- Accuser réception des demandes de réclamations, participer au traitement des demandes et assurer le suivi une fois la demande traitée;
- Accuser réception des demandes d’accès à l’information et aux documents publics, participer au traitement des demandes et assurer le suivi une fois la demande traitée;
- Collaborer à certaines étapes de la procédure de vente pour taxes;
- Participer à la planification et à l’organisation des élections municipales et référendums;
- Agir à titre de commissaire à l'assermentation;
- Assister et remplacer le greffier, selon les besoins et, dans ce cas, exercer toutes les tâches et responsabilités dévolues au greffier selon la Loi sur les cités et villes et la Loi sur les élections et les référendums.
Soutien administratif
- Procéder aux convocations et aux réservations de salle lors de réunions de la direction générale et du conseil municipal (pléniers);
- Collaborer à la réalisation de divers dossiers et documents administratifs, en assurer la mise en page et la vérification de l’orthographe et de la grammaire;
- Préparer les bons de commande et effectuer le suivi des factures et des relevés de carte de crédit de la direction générale et du greffe;
- Traiter les appels téléphoniques, les courriers électroniques, ainsi que certaines correspondances adressées à la direction générale, à la mairie et au greffe;
La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant ce poste.
