Technicien·ne aux opérations et soutien administratif, Service des travaux publics, statut temporaire

DESCRIPTION SOMMAIRE:

Sous l'autorité du supérieur immédiat, le titulaire du poste exécute diverses tâches reliées à la gestion ainsi que les suivis et des analyses budgétaires du service concernant les activités et les opérations des travaux publics. De plus, il exécute diverses tâches reliées à la gestion ainsi qu’à la préparation de la paie des employés du service, et ce, en conformité avec la convention collective en vigueur.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS:

1. Analyse et contrôle les divers postes budgétaires concernant les dépenses courantes du service, anticipe les dépenses à venir selon l’historique des projets, assure l’exactitude des imputations pour les bons de commande;

2. Recommande auprès de son supérieur les transferts budgétaires pertinents et assure un suivi des diverses conciliations budgétaires courantes du Service des travaux publics;

3. Assure la comptabilisation des cartes de temps des employés des travaux publics tout en appliquant et en respectant les différents paramètres des conventions collectives en vigueur tels que pour le temps supplémentaire, l’application des congés et autres;

4. Exécute les réquisitions d’achats du Service et fait l’analyse administrative de ceux-ci;

5. Collabore à la préparation des budgets annuels en effectuant des analyses approfondies concernant les dépenses récurrentes et des projets à venir pour le Service;

6. Coordonne la liste de rappel des employés, la gestion de la garde, assure la mise à jour du temps supplémentaire ainsi que la comptabilisation des absences;

7. Assure le support auprès des contremaîtres et de la direction pour des informations sur les postes et les disponibilités budgétaires, compile et vérifie les budgets pour ainsi en assurer le respect des sommes allouées et transmets les irrégularités à son supérieur immédiat;

8. Analyse et prépare des recommandations concernant les divers procéduriers des opérations du service telles que pour la paie, le paiement de factures, le processus budgétaire et autres tout en développement des outils informatiques du Service;

9. Assure l’enregistrement des diverses données dans le système informatique du service et offre le principal support comme ressources auprès des employés et des gestionnaires du Service des travaux publics;

10. Assure la coordination et l’harmonisation des projets et des tâches administratives entre le service des travaux publics et le service des finances;

11. Coordonne le suivi et le respect de la Loi 430 concernant les procéduriers des heures travaillées des employés sur les véhicules et l’entretien des véhicules;

12. Prépare le calendrier de vacances et assure la confirmation auprès des employés concernant leurs choix, et ce, en collaboration avec les gestionnaires du Service;

13. Effectue la correspondance usuelle à partir des données, dossiers, rapports et notes; prépare, rédige et produis à l’aide des outils informatiques requis des lettres, documents, rapports, mémos; assure la gestion de l’agenda du ou des gestionnaires comme de convoquer les personnes aux réunions en regard des disponibilités de chacun;

14. Assure le suivi et la mise à jour concernant la liste des répartitions des ressources au quotidien des employés cols bleus, et ce, en collaboration avec la direction et des contremaîtres;

15. Assure la mise à jour et la formation aux cols blancs pour les divers outils de travail et sur les connaissances reliées aux procéduriers et aux politiques du service.

NOTE : Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Programme d'accès à l'égalité en emploi : si vous êtes une personne en situation de handicap et nécessitant un accommodement pour des examens ou une entrevue de sélection, nous vous prions de le mentionner à l'employé qui vous contactera, le cas échéant.