Description
Description sommaire du poste :
Sous l’autorité de la coordonnatrice service à la clientèle, le titulaire de cette fonction effectue des tâches administratives générales et spécifiques et apporte un soutien aux opérations quotidiennes du Service.
Principales responsabilités :
- Accomplir du travail général de bureau soit, traitement, rédaction et création (liste, formulaire, tableau, lettre et document, entrée de données, compte-rendu, etc.);
- Assurer une bonne communication et le traitement des plaintes, principalement avec les organismes reconnus et les partenaires de la Ville, par diverses correspondances (au téléphone, en personne ou par voie électronique);
- Effectuer le suivi des clés pour le prêt des salles;
- Effectuer le suivi des locations de salles et des prêts d’équipements associés et en faire le suivi des paiements;
- Préparer, envoyer et faire le suivi des contrats et des ententes de services en lien avec la politique de soutien aux événements ou avec les activités associées aux programmations saisonnières;
- Recevoir les formulaires d’autorisation d’événements, s’assurer qu’ils soient complets et les transmettre aux chargées de projets;
- Faire le suivi des événements autorisés et communiquer l’information aux organismes et partenaires impliqués après chaque séance du conseil;
- Recevoir les documents et formulaires relatifs aux demandes de subventions annuelles pour les organismes et les partenaires, les acheminer au comité de travail lorsque complet et en assurer un suivi rigoureux à la suite des décisions du comité;
- Effectuer les achats de papeterie et assurer le niveau de l’inventaire;
- Effectuer différentes statistiques et analyses avec les logiciels, ententes et contrats du service;
- Supporter et participer notamment à différentes tâches générales de comptabilité.
Cette liste n’est pas restrictive. Dans l’exercice de ses fonctions, la personne effectue toutes autres tâches connexes permettant de faire vivre un moment des plus agréables aux usager(ère)s.
