Adjoint(e) administratif(ve) à la mairie

Vous exécuterez diverses tâches administratives et professionnelles relatives aux activités du Conseil municipal. Vous agirez à titre de premier point de contact pour la clientèle interne et externe.

• Faire preuve de polyvalence dans la gestion de dossiers variés
• Avoir un sens des priorités aigu dans un contexte de sollicitations permanentes (citoyens, élus, services et partenaires)

• vous assisterez votre supérieur immédiat dans l’évolution de divers mandats ou dossiers et en effectuerez le suivi auprès des intervenants dans le respect des politiques, des normes et des procédures établies;
• vous assurerez la planification et l’organisation administrative du cabinet du maire, réglerez les questions complexes et litigieuses de nature administrative pouvant affecter le bon déroulement des activités du Service;
• vous recevrez, filtrerez et acheminerez les requêtes soumises au cabinet du maire; effectuerez le traitement des demandes relevant de votre compétence; interviendrez, lorsque requis, auprès des intervenants pour obtenir les informations pertinentes et faire apporter les correctifs dans le respect des politiques et directives en vigueur;
• vous analyserez la correspondance et en dégagerez les actions, assurerez le suivi et exercerez le contrôle nécessaire auprès des instances concernées;
• vous assurerez la gestion de l’agenda du maire ainsi que ses déplacements;
• vous assurerez la gestion du calendrier du Conseil municipal;
• vous analyserez et vérifierez les dossiers administratifs avant la présentation aux instances décisionnelles et verrez à apporter, au besoin, les correctifs appropriés; obtiendrez de sources diverses les documents additionnels à la bonne compréhension des dossiers et assurerez le respect des échéanciers;
• vous choisirez et recommanderez les méthodes de travail ainsi que les actions ou interventions de nature administrative nécessaires à la réalisation des activités dans le respect des différentes politiques, directives et normes établies;
• vous organiserez, coordonnerez et participerez à des comités, réunions ou rencontres ponctuelles (incluant certaines activités publiques) et statutaires pour la mairie tout en vous assurant de l’organisation matérielle; dresserez les procès-verbaux et assurerez le suivi;
• vous rédigerez des documents divers à partir d’idées maîtresses tels que les notes de service, les directives, les procès-verbaux, les lettres, les rapports, les formulaires, les présentations PowerPoint, les avis publics, etc. et assurerez de la conformité du contenu de ceux-ci;
• vous effectuerez la gestion documentaire du Service (classement et archivage);
• vous participerez à la gestion des médias sociaux du maire et en assurerez la veille;
• vous verrez au paiement de factures (émission de chèque ou bons de commande) et assurerez le suivi des codes budgétaires;
• vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l’emploi.