Description
DESCRIPTION NON OFFICIELLE
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Service des affaires juridiques, de l’approvisionnement et des archives
SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous la responsabilité de la supérieure ou du supérieur immédiat, la personne coordonne des projets et des mandats en approvisionnement et en gestion contractuelle impliquant plusieurs secteurs de l’organisation. Elle exerce un rôle de soutien stratégique et opérationnel dans le développement et la mise en œuvre des projets et mandats institutionnels visant l’acquisition des biens et services. Elle agit à titre de personne ressource en guidant et recommandant l’ensemble des gestionnaires et des employés de l’organisation quant aux stratégies d’approvisionnement et règles de gestion contractuelle.
Dans le cadre de sa fonction, la personne aura à travailler en étroite collaboration avec un autre professionnel aux approvisionnements ainsi qu’avec les conseillères juridiques.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Collabore au plan d’action de son secteur, identifie et propose des initiatives, des priorités en lien avec les stratégies d’approvisionnement et la gestion contractuelle; consulte les intervenants impliqués des autres secteurs de l’organisation afin de bien cibler les actions pour répondre aux enjeux et besoins en matière d’acquisition des biens et services.
- Analyse, planifie, coordonne le déploiement ou la mise en œuvre des projets et mandats en matière d’approvisionnement et de gestion contractuelle; encadre et soutient la réalisation des activités liées, tels que le traitement des acquisitions d’un bien ou d’un service, le processus des attributions de contrats, le suivi des demandes de soumissions et l’élaboration de stratégies de négociation.
- Réalise des études, des analyses, des recherches, prépare des dossiers, des avis, des appels d’offres, des contrats de gré à gré, des devis, des cahiers de charge et des bons de commande, des rapports et des redditions de compte. Soutien l’évaluation des soumissions et participe, au besoin, aux comités de sélection. Présente ses dossiers à diverses instances, répond aux questions et émet des recommandations.
- Assure la qualité et la conformité des activités et des travaux, dont les affichages sur le système électronique d’appel d’offre (SEAO), ainsi que le respect des normes, politiques, procédures, règlements, lois et directives applicables en matière d’approvisionnement et de gestion contractuelle, incluant les achats dans le cadre des projets de recherche.
- Développe des indicateurs, met en place des mécanismes de suivi contractuel, de contrôle et d’audit interne. Communique les écarts, formule des recommandations et soutien la mise en place des solutions.
- Développe, implante et améliore les outils, les processus et les pratiques en matière de politiques d’approvisionnement, de priorités d’achats. Forme, sensibilise, informe, influence et guide les intervenants impliqués en matière d’approvisionnement et gestion contractuelle.
- Exerce un rôle-conseil, tout au long du processus, auprès des clients internes en émettant des avis, des propositions, des solutions et des alternatives, le cas échéant, sur les pratiques d’achat et les encadrements légaux. Plus particulièrement, conseille et accompagne les clients internes dans leur analyse de besoins, leur étude de marché et le développement de leur stratégie d’acquisition; intervient en amont afin de diminuer les risques et les impacts pour l’organisation.
- Maintient à jour ses connaissances afin d’assurer la réalisation optimale de ses tâches. Assure une veille de son domaine quant aux meilleures pratiques et pratiques émergentes.
- Coordonne, anime et participe à des comités internes ou externes, tel que le Sous-Comité Approvisionnement (SC-APPRO) du Bureau de Coordination Interuniversitaire (BCI).
- Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail, en vérifier l'exécution et, à la demande du notateur ou de la notatrice, donner son avis lors de la notation.
- Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
- La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la catégorie.
EXIGENCES
Scolarité : Baccalauréat dans une discipline appropriée, notamment administration, gestion des opérations, gestion de chaînes d’approvisionnement.
Expérience : 5 ans d'expérience pertinente en approvisionnement.
Atouts : Certification professionnelle en gestion de chaîne d’approvisionnement (PGCA) et Attestation de Secrétaire de sélection attribué par le Secrétariat du Conseil du trésor.
AUTRES
- Connaissance approfondie en gestion contractuelle des organismes publics, et plus précisément du cadre normatif de la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP);
- Connaissance du système électronique d’appels d’offres (SEAO);
- Maîtrise de la suite Office 365 (Outlook, Word, Teams);
- Excellente maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais;
- Sens de l’éthique et discrétion;
- Capacité à planifier et organiser son travail, tout en gérant bien les priorités;
- Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress;
- Capacité à travailler en équipe;
- Habiletés communicationnelles et interpersonnelles, incluant le tact et la diplomatie;
- Forte habileté à soutenir, conseiller et accompagner les clients et les partenaires.
MODE DE TRAVAIL
Hybride, au moins 1 jour en présentiel et à la demande du gestionnaire.
TYPE DE POSTE
Surcroît de 6 mois avec possibilité de prolongation.
MILIEU INCLUSIF
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com
