Description
Sous la supervision directe des associés, l’Adjointe exécutive garantit la fluidité administrative et opérationnelle du cabinet : coordination des mandats, gestion proactive des échéances fiscales et soutien stratégique aux équipes professionnelles (CPA, fiscalistes, techniciens).
1. Soutien exécutif & gouvernance interne
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Gérer l’agenda des associés, planifier réunions clients et comités de révision lors des pointes de production (T1/T2/T3/T5013).
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Préparer les dossiers de direction (états financiers, KPI, mémos fiscaux) avant chaque rencontre stratégique.
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Maintenir le calendrier réglementaire (TPS/TVQ, DAS, déclarations de sociétés) et déclencher des alertes proactives.
2. Opérations de production comptable
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Ouvrir/clôturer les mandats dans CaseWare ou TaxCycle ; générer lettres d’engagement et check-lists de conformité.
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Assembler électroniquement les états financiers (PDF sécurisé, sceaux numériques) pour signature électronique.
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Gérer les transmissions EFILE à l’ARC / Revenu Québec et archiver les avis de cotisation dans le CRM.
3. Expérience client & coordination documentaire
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Onboarder les nouveaux clients sur le portail sécurisé, valider les pièces KYC (PiF, AUT-01 / MR-69).
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Vérifier l’intégrité des justificatifs avant transfert aux CPA (grand livre, relevés bancaires, relevés REER).
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Orchestrer la facturation finale et le suivi des encaissements via le système comptable (QuickBooks Online ou équivalent).
4. Administration financière & conformité interne
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Pré-facturer mensuellement : compiler feuilles de temps, préparer brouillons d’honoraires, contrôler le WIP.
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Relancer les comptes à recevoir, négocier ententes de paiement et reporter l’état des AR aux associés.
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Mettre à jour la base documentaire de conformité (Loi 25, règles CPA, PIOC) et préparer tout audit interne.
