Archives Specialist

The Manulife Corporate Archives manages and makes available to business units worldwide the permanent records of Manulife, John Hancock, its subsidiaries, and acquired companies. The Corporate Archives supports risk management, research and reference activities, and Company-wide engagement. It serves as a unique resource that can be accessed and consulted by teams across Manulife in support of business initiatives and strategic priorities.

The Archives Specialist is a key member of a team of archival professionals responsible for the selection, preservation, and maintenance of historical and permanent records for Manulife. Key responsibilities of this role include the arrangement and description of permanent records, research and reference services, and archival outreach.

This position reports to the Manager, Corporate Archives, and will involve day-to-day collaboration with another experienced Archivist.

Position Responsibilities:

Arrangement and Description

• Accession permanent records to the Corporate Archives, initiating both physical and digital workflows. Ensure that all databases, repositories, spreadsheets, and workflows are updated with timely and accurate information.

• In consultation with the Manager, review records classification schemes, develop archival processing plans, and identify priority record series for processing.

• Provide description of unique media including photographs, digital records, audiovisual records, and artifacts in accordance with relevant descriptive standards. Ensure that the records are handled and stored in accordance with archival principles.

• Note preservation concerns in the collection (both physical and digital), and make recommendations to the Manager for conservation measures as appropriate.

• Recommend modifications and updates to internal archival procedures and workflows.

• Scan documents and photographs as required. Manage digital files including PDFs and TIFFs. Ensure that naming conventions for digital records are followed, and that records are stored in accordance with departmental procedures and archival best practices. Collaborate across the archives team, and with external vendors as required, to identify priority records for digitization and implement additional digital recordkeeping capabilities.

• Primarily responsible for the ingestion of permanent external and internal communications (e.g. press releases) into relevant repositories.

Research and Reference Services

• Conduct research into Manulife’s history and collections as assigned. This research includes database searches, review and analysis of records, consultation of third-party resources, and additional research activities as required.

• Provide access to records and information to internal clients to meet their business needs and project timelines.

• Develop institutional knowledge by assisting in archival research projects, independent investigations into informational resources, and by gaining familiarity with the collection.

• Identify and select visual assets (images, audiovisual records) for visual research projects for use in internal communications or for team-specific requests. Consult with the Manager, Corporate Archives as needed to meet the needs of internal stakeholders.

• Demonstration of customer service, institutional knowledge, and interpersonal skills to respond to complex inquiries.

Archival Outreach

• Maintain the presence of the Corporate Archives on internal engagement platforms to enhance employee experience.

• Identify and share images and visual assets that align with Company milestones, events, programs, and strategic initiatives. Provide visual assets to internal teams as assigned.

• Assist with the development and provision of tours, displays, and presentations related to Manulife’s history. Provide these engagements independently, as appropriate.

• Assist with sharing tailored archival resources to enhance the experience of visitors to Manulife (government delegations, agencies, business clients).

Required Qualifications:

• University or college degree in Archives and Records Management, information management, or history with specialization in Archival Studies preferred (MI/MLIS/MAS).

• A minimum of 1-3 years of progressive work experience in an archival setting, or related information field.

• Experience in core archival functions and knowledge of archival descriptive standards, particularly the Rules for Archival Description (RAD), and with relevant archival collection management systems including ArchivEra.

• Experience working with archival material in all formats including textual records, audio-visual and born-digital materials, digitized documents, books, maps, and ephemera.

• Excellent communications skills, including written communication, and public speaking.

• Proven ability to develop, recommend and implement plans and strategies for maintenance of archival holdings consistent with business objectives.

• Proven ability to work independently, and to adapt in a dynamic, ever-changing work environment.

• Experience in the financial services, banking or insurance industries an asset.

When you join our team:

• We’ll empower you to learn and grow the career you want.

• We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

• As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see.

#LI-Hybrid

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.