Adjoint exécutif

Manuvie est un fournisseur international de services financiers de premier plan, aidant les gens à prendre des décisions plus facilement et à améliorer leur vie. Aidez à façonner l'avenir que vous souhaitez voir - et découvrez que le mieux peut vous mener où vous voulez aller.

Notre équipe de marketing recherche un adjoint exécutif pour fournir un soutien administratif diversifié et avancé au personnel de niveau VP. Si vous avez de l'expérience en administration et une passion pour l'organisation, nous voulons avoir de vos nouvelles !

*Ce poste est ouvert aux candidats des États-Unis et du Canada.

Responsabilités liées au poste :

• Planifier des réunions et préparer des ordres du jour.

• Selon les lignes directrices établies, décharger l'exécutif et/ou le dirigeant des détails et des tâches administratives avancées. Prendre personnellement des mesures chaque fois que possible.

• Gérer des calendriers complexes qui changent fréquemment.

• Rédiger les invitations et être proactif pour intégrer un contexte supplémentaire pour les participants.

• Servir de gestionnaire de bureau de facto pour le personnel sur le terrain.

• Effectuer d'autres tâches assignées, telles que la prise de notes de réunions ou d'autres fonctions administratives pour soutenir les réunions départementales.

• Organiser et coordonner les voyages et les horaires de réunions, y compris les agendas de voyage et les horaires de réunions. Gérer les détails liés aux voyages à l'étranger, y compris les documents d'entrée, la devise, les passeports et les visas.

• Remplir les rapports de dépenses et tenir des dossiers détaillés des dépenses.

• Prioriser les demandes de réunion, répondre personnellement chaque fois que possible en utilisant son jugement pour les questions potentiellement urgentes.

• Communiquer des informations à et de l'exécutif/dirigeant à et de divers contacts internes et externes.

• Gérer les projets assignés et assurer l'exécution précise et en temps opportun des tâches.

• Planifier, organiser et programmer généralement son propre travail.

• Suivre les questions liées à la facturation ou aux écarts de frais.

• Aider à la planification et à la mise en œuvre des événements et activités départementales.

• Aider à créer des brouillons de présentations.

• Aide administrative mineure à l'équipe.

• Agir en tant que remplaçant pour les autres adjoints exécutifs de l'équipe.

• Capacité à être agile lorsque les priorités et les demandes changent.

Compétences requises :

• 2 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif.

• Maîtrise de toutes les applications MS Office, ainsi qu'une aisance avec la technologie.

• Compréhension large des politiques et pratiques de l'organisation.

• Capacité à travailler dans un environnement de travail mondial.

• Excellentes compétences en communication orale/écrite requises pour interagir avec des dirigeants et des représentants de haut niveau.

• Excellentes compétences en planification de réunions et en organisation (planification, coordination, établissement de priorités, gestion des tâches et suivi).

• Capacité à gérer des situations de travail complexes et sensibles avec un bon jugement, discrétion et empathie.

• Très collaboratif et axé sur les résultats.

• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler efficacement au-delà des cultures.

Compétences recherchées :

• Diplôme de baccalauréat en administration, affaires ou domaines pertinents.

• Expérience en gestion de projet préférée.

En faisant carrière avec nous :

• Vous aurez accès à des occasions d’apprentissage et de perfectionnement.

• Vous pourrez compter sur notre reconnaissance et notre soutien dans un environnement flexible où le bien-être et l’inclusion sont plus que de simples mots.

• Vous contribuerez à façonner l’avenir selon vos aspirations, au sein de notre équipe mondiale.

#LI-WAM

À propos de Manuvie et de John Hancock

La Société Financière Manuvie est un chef de file mondial des services financiers qui aide les gens à prendre leurs décisions plus facilement et à vivre mieux. Pour en apprendre plus à notre sujet, rendez vous à l’adresse www.manuvie.com.

Manuvie est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi

Chez Manulife/John Hancock nous valorisons notre diversité. Nous nous efforçons d’attirer, de perfectionner et de maintenir une main d'oeuvre qui est aussi diversifiée que nos clients, et de favoriser la création d’un milieu de travail inclusif qui met à profit la diversité de nos employés et les compétences de chacun. Nous nous engageons à assurer un recrutement, une fidélisation, une promotion et une rémunération équitables, et nous administrons toutes nos pratiques et tous nos programmes sans discrimination en raison de la race, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la couleur, de l’origine ethnique, de la citoyenneté, de la religion ou des croyances ou des convictions religieuses, du genre (y compris grossesse et affection liée à une grossesse), de l’orientation sexuelle, des caractéristiques génétiques, du statut d’ancien combattant, de l’identité de genre, de l’expression de genre, de l’âge, de l’état matrimonial, de la situation de famille, d’une invalidité ou de tout autre motif protégé par la loi applicable.

Nous nous sommes donné comme priorité d’éliminer les obstacles à l’accès égalitaire à l’emploi. C’est pourquoi un représentant des Ressources humaines collaborera avec les candidats qui demandent accommodement raisonnable pendant le recrutement. Tous les renseignements communiqués pendant le processus de demande d'accommodement seront stockés et utilisés conformément aux lois et aux politiques applicables de Manuvie. Pour demander une mesure d’accommodement raisonnable dans le cadre du recrutement, écrivez à recruitment@manulife.com.

Région de référence du salaire

Modalités de travail

L’échelle salariale devrait se situer entre

Si vous posez votre candidature à ce poste en dehors de la région principale, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir l’échelle salariale correspondant à votre région. Le salaire varie en fonction des conditions du marché local, de la géographie et de facteurs pertinents liés au poste telles les connaissances, les compétences, les qualifications, l’expérience et l’éducation ou la formation. Les employés ont également la possibilité de participer à des programmes de motivation et de toucher une rémunération incitative liée au rendement de l’entreprise et au rendement individuel.

Manuvie offre aux employés admissibles une vaste gamme d’avantages sociaux personnalisables, notamment une assurance soins médicaux, soins dentaires, santé mentale, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, assurance vie et assurance DMA, assurance adoption, de maternité de substitution et de soins médicaux non urgents ainsi que des programmes d’aide aux employés et leur famille. Nous proposons également aux employés admissibles différents régimes d’épargne-retraite (y compris des régimes de rente et un programme international d’actionnariat assortie de cotisations patronales de contrepartie) ainsi que des ressources en matière d’éducation et de conseils financiers. Notre généreux programme de congés rémunérés au Canada comprend les jours fériés, les congés annuels, les congés personnels et les congés de maladie, et nous offrons toute la gamme des congés autorisés prévus par la loi. Si vous posez votre candidature à ce poste aux États-Unis, veuillez écrire à recruitment@manulife.com pour obtenir de plus amples renseignements sur les dispositions relatives aux congés rémunérés spécifiques aux États-Unis.