Coordonnateur service à la clientèle et Chef d’équipe des opérations de facturation médicale

Sous la responsabilité du superviseur des opérations de facturation médicale, le coordonnateur service à la clientèle et Chef d’équipe des opérations de facturation médicale a comme rôle principal d’agir comme point de contact avec des interactions directes et fréquentes avec les clients (médecins). Il analyse les états de compte et les transmets aux médecins tout en répondant à leurs demandes. De plus, il joue un rôle de premier plan dans l’encadrement et la coordination des opérations de traitement des factures (codes d’actes médicaux) au sein de l’équipe dont il est responsable afin de respecter les délais de transmission requis pour la RAMQ.

Principales responsabilités inhérentes au poste :

• Agir comme point de contact pour les clients (médecins) de son groupe de référence ;
• Maintenir de bonnes relations avec les clients et répondre aux demandes courriels et téléphoniques ;
• Produire, vérifier et transmettre aux clients divers rapports, lorsque requis ;
• Analyser les états de comptes des médecins attitrés à son groupe et faire les suivi requis pour tout paiement refusé/retardé et refacturer au besoin ;
• Traiter les demandes de paiements entrants sous format papier (hors RAMQ) ;
• Élaborer et mettre à jour les procédures de facturation médicale et veiller au respect de celles-ci ;
• Vérifier la conformité et assurer une constance au niveau des normes de qualité et d’exactitude attendus dans la saisie de la facturation ;
• Assurer une constance dans la saisie des codes de facturation médicaux reconnus par la RAMQ ;
• Se tenir à jour sur les questions relatives à la facturation médicale ;
• Effectuer toute autre tâche connexe (saisie de données, remplacement de la superviseure ou d’un autre Coordonnateur service à la clientèle et Chef d’équipe des opérations au besoin, etc.) ;

Principales responsabilités de gestion d’équipe (ressources humaines) :

• S’assurer du bon déroulement des activités quotidiennes (charges de travail, imprévues, absences, etc.) ;
• Organiser le travail au sein de l’équipe et communiquer les objectifs à atteindre ;
• Contribuer à motiver et mobiliser les membres de son équipe ;
• Montrer l'exemple et agir en tant que personne-ressource pour les agents de facturation ;
• Approuver les feuilles de temps, coordonner les absences (congés, maladie, vacances) avec les autres coordonnateurs et la superviseure ;
• Procéder à la formation des nouveaux employés de son équipe ;
• Participer aux évaluations annuelles du rendement des membres de son équipe ;
• Coordonner le travail des ressources en fin période de coupe afin de respecter les délais ;