Adjoint(e) administratif(ve)

Sous la supervision du Directeur des ventes, l’Adjoint(e) administratif(ve) aux soumissions assure le soutien administratif complet dans la préparation des propositions commerciales, la gestion des listes de matériel et le suivi des achats liés aux projets.

La personne titulaire du poste joue un rôle clé dans l’organisation, la structuration et le suivi documentaire des dossiers, sans responsabilité d’analyse technique.

Responsabilités principales

1. Préparation des soumissions

• Monter et structurer les documents de soumission à partir des informations fournies par le Directeur des ventes

• Intégrer les sections standards (portée des travaux, exclusions, conditions générales, responsabilités)

• Uniformiser la mise en page des documents

• Préparer les versions PDF finales

• Assurer la qualité linguistique et la cohérence des documents (FR / EN au besoin)

• Créer et structurer les listes de matériel dans Excel

• Entrer les composantes, quantités et descriptions fournies

• Mettre à jour les coûts et prix de vente

• Maintenir une base de données de composantes récurrentes

3. Recherche et suivi des prix fournisseurs

• Envoyer des demandes de prix

• Assurer les relances fournisseurs

• Compiler et organiser les réponses reçues

• Mettre à jour les tableaux de coûts

• Vérifier les délais de livraison et disponibilités

4. Support administratif après obtention de contrat

• Préparer les demandes d’achat (DA)

• Monter les bons de commande

• Transmettre les commandes aux fournisseurs

• Effectuer les suivis de livraison

• Classer les confirmations et documents pertinents

5. Gestion documentaire et organisation

• Maintenir un classement structuré des projets

• Mettre à jour les tableaux de suivi

• Organiser les dossiers numériques

• Préparer les documents nécessaires aux communications clients

Exigences et compétences recherchées

• Formation en administration, bureautique ou domaine connexe

• Excellente maîtrise de Microsoft Word et Excel

• Rigueur et souci du détail

• Capacité d’organisation et gestion des priorités

• Bonne communication écrite en français (anglais fonctionnel un atout)

• Autonomie et proactivité

Aucune connaissance technique en mécanique, chauffage ou lecture de plans n’est requise.

Profil recherché

• Personne structurée et méthodique

• Capacité à travailler avec des échéanciers serrés

• Esprit collaboratif

• Discrétion et professionnalisme

Objectif du poste

Optimiser l’efficacité du département des ventes en prenant en charge les tâches administratives liées aux soumissions et aux achats, afin de permettre au Directeur des ventes de se concentrer sur l’analyse technique, la relation client et le développement stratégique.