Agent.e à la facturation, transport

Préparation

• Vérifier les nouveaux projets et avenants ouverts dans SAP.
• Mettre à jour les budgets dans SAP.
• Produire les documents requis à la préparation des factures (rapports de feuilles de temps, sous-traitance et dépenses).
• Valider les documents requis pour la production des factures.

Facturation générale

• Établir les montants à facturer selon les directives du chargé de projet.
• Produire les factures et les transmettre aux clients.
• Émettre la facturation dans le système comptable et effectuer les suivis requis.
• Classer les documents comptables et les factures.
• Effectuer la fermeture des tâches et des projets, au besoin.

Facturation transport

• Établir les montants à facturer selon les directives du chargé de projet et selon les modalités contractuelles de chaque projet.
• Compléter les documents de facturation selon les règles en vigueur dans chaque direction territoriale du MTMD.
• Effectuer la saisie des informations de facturation dans le système AQHP (Assurance qualité et honoraires professionnels) du MTMD, au besoin.
• Remplir annuellement, ou lors de l’ajout d’un nouvel employé, le formulaire V-3017 pour la classification des employés.
• Remplir le formulaire V-1309 pour l’ajout, la modification ou le remplacement de ressources sur un projet.
• Effectuer la facturation des projets Transport réalisés en consortium.

Suivis

• Effectuer le suivi des comptes de 90 jours et plus avec le chargé de projet et, au besoin, auprès du client.
• Analyser le suivi administratif pour déterminer des opportunités d’honoraires supplémentaires et des dépassements budgétaires.
• Maintenir à jour les informations clients (personnes-contacts, adresses de facturation, etc.).
• Effectuer le reclassement des temps de projet et des frais imputés au projet si requis.

Autres

• Tenir à jour les prix des mandats horaires.
• Maintenir à jour la classification des employés (décret, MTMD et Hydro-Québec).

Compétences recherchées :

• Expérience pertinente en facturation de services professionnels et/ou de projets
• Compréhension du cycle comptable
• Maîtrise de la suite Microsoft Office particulièrement Excel (tableaux, suivis, validations)
• Maîtrise d’un logiciel comptable (SAP, un atout majeur)
• Excellente maîtrise du français (parlé et écrit)
• Excellent sens de l’analyse
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser les échéanciers
• Capacité à mobiliser les intervenants et à favoriser la collaboration interservices
• Souci marqué du détail et de la précision
• Habiletés en communication et approche orientée service à la clientèle

Formation et accréditation requises :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité et gestion (ou) Diplôme d’études professionnelles en comptabilité (DEP) cumulé avec 5 ans d’expérience pertinente