Adjoint(e) à la coordination des projets

La personne sera en assistance aux responsables de la gestion administrative et contractuelle des projets, de l'étape de l'appel d'offres jusqu'à la clôture du chantier. Il ou elle agit comme personne-ressource pour s'assurer que tous les aspects légaux, administratifs et documentaires sont respectés et complétés, en collaboration avec l’équipe technique et les clients.

Principales responsabilités

Assistance à l’analyse des documents et revue des contrats avant engagement

• Vérifier les documents d’appel d’offres, notamment les exigences administratives et légales.
• S’assurer que tous les prérequis sont respectés avant la soumission.
• Lire et analyser les contrats ou bons de commande, en portant une attention particulière aux clauses légales et administratives.
• Vérifier les conditions avant la signature des contrats.

Suivi documentaire et conformité

• Préparer le dossier de projet (physique et électronique) et s'assurer qu’il contient tous les documents requis pour l'exécution.
• Assurer la communication avec le client en cas de travaux supplémentaires ou changements au contrat.
• Obtenir les bons de commande révisés, au besoin.
• Envoyer les documents administratifs exigés par les clients (ex. : licence RBQ, certificats d’assurance, attestations fiscales, etc.).
• Effectuer la dénonciation de projet dans les délais prescrits.

Clôture de projet et remise des documents finaux

• Rassembler et transmettre les documents de fin de contrat (dessins d’atelier, attestations CNESST et CCQ, lettres de garantie, etc.).
• S’assurer que le dossier du projet est complet pour archivage ou suivi.

Préparation des quittances et suivi des paiements

• Préparer les quittances partielles et finales lorsque les travaux sont terminés ou à des étapes prédéfinies.
• En cas de dénonciation de projet, assurer un suivi rigoureux des délais de paiement pour éviter les pertes de droits. Rédiger et transmettre les avis de défaut de paiement au besoin.