Adjoint ou adjointe administratif(ve) - Accueil et coordination

En tant qu’adjoint ou adjointe administratif(ve) – accueil et coordination, vous aurez comme mandat principal d’assurer un soutien administratif polyvalent, d’accueillir les visiteurs et de veiller à la réception des appels téléphoniques. Plus précisément, vous aurez à :

• Planifier et assurer la logistique les rencontres du Comité exécutif ;
• Assister aux comités exécutifs, rédiger et diffuser les minutes, suivre les actions associées;
• Assister le Président dans certaines tâches administratives ;
• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme ;
• Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger aux personnes concernées ;
• Gérer la boîte courriel générale de l’organisation et acheminer les messages aux bons destinataires ;
• Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant ainsi que s’occuper des envois postaux ;
• Maintenir un environnement de travail professionnel et accueillant ;
• Rédiger, corriger et traduire des documents (français / anglais) ;
• Contribuer à la mise à jour et à la rédaction de documents administratifs ;
• Fournir un appui administratif à l’équipe des services partagés ;
• Mettre à jour l’inventaire de la papeterie pour l’ensemble du Groupe et transmettre les réquisitions d’achat ;
• Gérer les commandes de vêtements corporatifs et les kits de bienvenue pour les nouveaux employés, incluant l’assignation et le suivi de l’inventaire ;
• Participer au processus de vérification pré-emploi ;
• Planifier les rencontres de recrutement en collaboration avec l’équipe RH ;
• Participer à l’organisation d’événements internes ;
• Approvisionner les tablettes de la cantine du club social ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.