Description
En tant qu’adjoint ou adjointe administratif(ve) – accueil et coordination, vous aurez comme mandat principal d’assurer un soutien administratif polyvalent, d’accueillir les visiteurs et de veiller à la réception des appels téléphoniques. Plus précisément, vous aurez à :
- Planifier et assurer la logistique les rencontres du Comité exécutif ;
- Assister aux comités exécutifs, rédiger et diffuser les minutes, suivre les actions associées;
- Assister le Président dans certaines tâches administratives ;
- Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme ;
- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger aux personnes concernées ;
- Gérer la boîte courriel générale de l’organisation et acheminer les messages aux bons destinataires ;
- Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant ainsi que s’occuper des envois postaux ;
- Maintenir un environnement de travail professionnel et accueillant ;
- Rédiger, corriger et traduire des documents (français / anglais) ;
- Contribuer à la mise à jour et à la rédaction de documents administratifs ;
- Fournir un appui administratif à l’équipe des services partagés ;
- Mettre à jour l’inventaire de la papeterie pour l’ensemble du Groupe et transmettre les réquisitions d’achat ;
- Gérer les commandes de vêtements corporatifs et les kits de bienvenue pour les nouveaux employés, incluant l’assignation et le suivi de l’inventaire ;
- Participer au processus de vérification pré-emploi ;
- Planifier les rencontres de recrutement en collaboration avec l’équipe RH ;
- Participer à l’organisation d’événements internes ;
- Approvisionner les tablettes de la cantine du club social ;
- Effectuer toutes autres tâches connexes.
