Technicienne ou technicien en administration (instances)

TECHNICIENNE OU TECHNICIEN AUX INSTANCES

Mandats

Sous la responsabilité de la direction de l’administration et des ressources humaines, la technicienne ou le technicien aux instances exerce les fonctions suivantes:

Instances :

• Comité exécutif (CE) :
  • Faire parvenir la convocation et le lien de visioconférence (si requis) aux membres élus, aux directions, au personnel de la Fédération ainsi qu’aux intervenants externes requis lors de la réunion du Comité exécutif;
  • Créer les réunions du Comité exécutif dans la plateforme appropriée;
  • Préparer les projets d’ordre du jour finaux une fois l’appel de points terminé, attribuer et transmettre les cotes des documents aux secrétaires de chaque service;
  • Déposer les documents relatifs aux réunions sur la plateforme appropriée ou dans le dossier confidentiel, selon le cas;
  • Rédiger les procès-verbaux, tenir à jour la liste des documents cotés, les relevés des décisions ainsi que la grille annuelle des décisions et en assurer le suivi et la diffusion auprès des intervenantes et intervenants concernés ou auprès des instances;
  • S’assurer du bon fonctionnement de la visioconférence en cas de réunion en mode hybride;
  • Assurer la production et le suivi d’un calendrier annuel des activités de la Fédération, notamment des instances, et en effectuer les mises à jour en fonction des changements;
  • Effectuer le classement des documents d’instances et appliquer la procédure d’archivage;
  • Toute autre tâche reliée à l’organisation des réunions du Comité exécutif, au besoin.

• Conseil fédératif (CF), Conseil fédératif de négociation (CFN) et Conseil de négociation (CN)
  • À l’aide du tableau de disponibilité des présidences d’assemblée, convoquer ceux-ci et procéder à leur demande de libération;
  • Faire parvenir la convocation d’instance aux organismes affiliés, aux présidences d’assemblée et au personnel de la Fédération;
  • Préparer les projets d’ordre du jour finaux une fois l’appel de points terminé, attribuer et transmettre les cotes des documents aux secrétaires de chaque service et faire suivre les documents aux participants;
  • Préparer les fiches d’inscriptions et procéder aux inscriptions au début de chaque journée d’instances;
  • Effectuer la prise de notes lors de la tenue de l’instance;
  • Rédiger le procès-verbal, la liste des documents cotés, le relevé des décisions et le suivi des décisions incluant les dissidences, puis le transmettre par courriel à la vice-présidence au secrétariat, à la trésorerie et à l’administration pour validation;
  • Transmettre les heures de début et de fin pour chacune des instances aux personnes concernées;
  • Répondre aux organismes affiliés s’ils ont des questions ou des besoins quant à des décisions d’instances ou des documents d’instances;
  • Effectuer le classement des documents d’instances et appliquer la procédure d’archivage;
  • Toute autre tâche reliée au secrétariat des instances fédératives, au besoin.

• Congrès :
  • Convoquer le comité Congrès et préparer les documents afférents;
  • Prendre les notes durant le Congrès et rédiger le procès-verbal et le relevé de décisions;
  • Toute autre tâche reliée au secrétariat du Congrès, au besoin.

1. • Assurer la rédaction, la révision et la diffusion de divers documents;
   • Gérer ou consulter les agendas et planifier ou modifier certains rendez-vous ou réunions en tenant compte des urgences et des imprévus ;
   • Convoquer les diverses réunions, avec ou sans activités connexes, utiles au bon fonctionnement de la Fédération. Au besoin, préparer les ordres du jour et les documents nécessaires, faire la recherche et les réservations requises quant aux lieux, aux repas et aux activités, négocier les contrats avec les fournisseurs et assurer les suivis jusqu’à la réalisation de l’événement;
   • Effectuer le classement et appliquer la procédure d’archivage;
   • Toute autre tâche en soutien aux autres personnes adjointes administratives.