Secrétaire aux relations du travail (affectation à la négociation nationale)

Secrétaire

Service des relations du travail (affectation au comité de la négociation nationale)

Sous la responsabilité de la direction de l’administration et des ressources humaines, la ou le secrétaire exerce les fonctions suivantes :

Mandat

• Gérer ou consulter l’agenda de la vice-présidence à la négociation nationale et planifier ou modifier certains rendez-vous ou réunions en tenant compte des urgences et des imprévus;
• Gérer et tenir à jour le calendrier du comité de la négociation nationale et prendre les dispositions s’y rattachant;

• Rédiger, transcrire/modifier des lettres, des conventions, des procédures, rapports ou autres documents dictés ou manuscrits;
• Effectuer la mise en page des documents et effectuer la relecture, en vérifier l’orthographe et la syntaxe;
• Produire des rapports et des statistiques en répondant à des requêtes précises;
• Au besoin, assister à diverses rencontres de comités, de travail ou d’instances et effectuer la prise de notes (verbatim);
• Procéder, selon les besoins, aux avis de convocation, à la réservation et à la préparation de salles, à la réservation de chambres, aux libérations syndicales, à la préparation des documents, etc.;

• Effectuer différentes tâches courantes telles que les photocopies, l’assemblage et la distribution de documents, l’expédition du courrier, etc.;

• Assurer le classement selon le code d’archivage et effectuer la mise à jour des dossiers et des fichiers informatiques en lien avec son secteur d’activités;

• Collaborer à la bonne marche de son secteur d’activités en colligeant de l’information à l’aide de logiciels, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
• Collaborer avec les autres secrétaires, au besoin;
• Prendre les appels lorsque la réceptionniste est absente et qu’elle n’a pas été remplacée, au besoin;

• Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec la fonction.