S-26-038 | Secrétaire de gestion

Détails du poste

Titre :

 Secréraire de gestion

École / Centre / Département :

 Département du Secrétaire Général

Lieu :

 Centre administratif

 Magog, Québec 

% de tâche et horaire de travail: 

 35 heures par semaine

 du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Un mode de travail hybride (télétravail) peut être offert à la suite de la réussite de la période de probation, conformément aux politiques de l'organisation et sous réserve des exigences opérationnelles.

Statut :

 Régulier, temps plein

Date effective prévue :

 Le 31 août 2026

Taux horaire :

 $25.86 - $29.83

.Superieur :

Secrétaire général / Directeur des communications et des services de transport scolaire

Sommaire de l’emploi 

En plus des tâches définies à la classe d'emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariéee de cette classe d'emplois consiste à travailler en collaboration avec une oou plusieurs personne en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétatiat de nature complexe. 

Voir les tâches de secrétaire

Description des tâches

Soutien administratif

• Fournit un soutien administratif complet au(x) service(s), en veillant à la gestion efficace des opérations quotidiennes.
• Répond aux demandes d’information concernant les dossiers, les réunions, les politiques, les règlements et autres questions administratives; effectue les rappels nécessaires, au besoin.
• Reçoit, examine, priorise et distribue la correspondance reçue.
• Recueille, effectue des recherches et compile les renseignements nécessaires à la préparation de dossiers et de projets.
• Prépare des projets de correspondance et de réponses dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées.
• Prépare des synthèses de dossiers et de situations complexes pour examen par la direction.
• Accueille les visiteurs, fournit des renseignements relevant de ses responsabilités ou les dirige vers la ressource appropriée.
• Gère la ligne téléphonique principale de la Commission scolaire et agit comme personne-ressource auprès des intervenants internes et externes.
• Traite les plaintes de premier niveau des parents, en collaboration avec le secrétaire général.
• Fournit un soutien administratif au Conseil des commissaires, notamment en préparant et en coordonnant la documentation des réunions, en assurant le suivi des décisions et en contribuant au bon fonctionnement des activités de gouvernance.

Coordination des calendriers et réunions

• Peut gérer les calendriers et planifier les rendez-vous pour les administrateurs qu’elle soutient.
• Organise les réunions, notamment :
  • Coordonner les disponibilités des participants et transmettre les invitations aux réunions.
  • Réserver les salles de réunion ou les lieux appropriés.
  • Préparer les salles de réunion, l’équipement et le matériel requis.
  • Organiser les services de rafraîchissements lorsque requis.
  • Préparer la documentation et les ordres du jour des réunions.
  • Assister aux réunions, au besoin, afin de rédiger les procès-verbaux et préparer les rapports.
  • Se déplacer vers les lieux de réunion, lorsque nécessaire, afin d’assurer le soutien logistique.

Préparation de documents et gestion des dossiers

• Rédige des mémorandums, des bulletins, des rapports, des ordres du jour, des procès-verbaux et autres documents administratifs.
• Maintient et met à jour les documents internes et les dossiers du service.
• Développe, organise et maintient les systèmes de classement.
• Archive les dossiers du service conformément aux politiques applicables et aux calendriers de conservation.

Soutien financier et approvisionnement

• Coordonne les activités d’approvisionnement pour le(s) service(s).
• Prépare les bons de commande et assure le suivi de l’état des commandes.
• Traite les factures en veillant à leur paiement dans les délais requis.
• Impute les factures aux comptes budgétaires appropriés.
• Effectue le suivi des budgets du service et des dépenses liées aux subventions.
• Prépare les demandes de paiement et autres documents financiers.

Soutien à l'équipe

• Participe à la formation des nouvelles secrétaires de direction et coordonne le travail du personnel de soutien, au besoin.
• Effectue toute autre tâche connexe compatible avec les exigences du poste.

Profil recherché

Scolarité 

Le candidat doit répondre à l'un des profils suivants:

1. Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat 
2. Être titulaire d'un diplôme de 5e année secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente

Expérience

Avoir 4 années d'expérience pertinente

Autres exigences

1. Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit)
2. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Sharepoint, Outlook) et l'environnement Google (Drive, Calendar, Forms, etc.)
3. Excellentes capacités organisationnelles
4. Excellente aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles 
5. Capacité à prioriser les tâches 
6. Discrétion (gestion de dossiers et d'informations confidentiels)

Seules les personnes retenues pour la suite du processus seront contactées. 

Les personnes retenues devront: 

• Autoriser la vérification de leurs références professionnelles
• Fournier les attestations d'emploi requises afin de valider l'expérience déclarée. Chaque lettre doit include: fonction exercée, date de début et de fin d'emploi, nombre d'heures travaillée par semain (ou total pour l'emploi), nom, adresse et signature de l'employeur.
• Se soumettre aux vérifications des antécédents judiciaires et aux comportements pouvant compromettre la sécurité des élèves (Loi 47) 

Le processus d'évaluation pour ce poste peut inclure des tests administratifs. 

1. Les diplômes obtenus à l’extérieur du Québec doivent être accompagnés d’une évaluation comparative délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI). Les évaluations provenant d’autres organismes (ex. WES) ne sont pas acceptées. 
2. Le personnel de la CSET est assujetti à Loi sur l’instruction publique et à la Loi sur la laïcité de l’État. Ces lois prévoient, entre autres choses, l’obligation pour l’ensemble du personnel de la CSET d’exercer ses fonctions à visage découvert. Elles prévoient également l’interdiction du port de signes religieux, notamment pour tout membre du personnel se trouvant sur les lieux d’une école ou d’un centre ou étant en présence d’un élève.