Adjointe exécutive, Division Multi-Résidentiel

COGIR Immobilier compte avec 17 000 employés passionnés de l'immobilier qui travaillent jour après jour afin d'offrir le meilleur service ainsi qu'une meilleure qualité de vie à nos clients. Notre équipe assure la gestion de plus de 420 propriétés situées au Québec, en Ontario et aux États-Unis. L'entreprise figure actuellement au 41e rang des plus grandes entreprises au Québec

Agissant à titre de bras droit du Chef des opérations - division Multi-Résidentiel Canada, la personne recherchée a pour rôle d’organiser et d’apporter quotidiennement un support administratif efficace pour l’ensemble des activités de comptabilité, d’administration et de service à la clientèle du département.

• Assister son gestionnaire dans les tâches quotidiennes, cléricales et administratives telles que : gestion de la boîte courriel, agenda, préparation de documents, organisation de déplacements, etc.
• Effectuer des recherches, recueillir et compiler des données, compléter certains rapports et transmettre aux personnes concernées, la documentation pertinente.
• Effectuer le suivi des dossiers, surveiller les échéanciers, effectuer les rappels, voir à obtenir les informations demandées dans les délais prescrits.
• Exercer les fonctions de coordonnateur dans le cadre de projets spéciaux (organisation d’évènements pour l’équipe par exemple, ouvertures de nouveaux immeubles, etc.).
• Participer aux projets spéciaux qui lui sont assignés.
• Préparer des présentations et effectuer des analyses pour supporter les opérations de l’équipe.
• Préparer et organiser les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec les différents clients (rapport, prise des minutes, organisation des agendas, rencontres préparatoires, suivis, etc.) avec l’ensemble des intervenants liés aux activités des immeubles (opérations, marketing, légal, ingénierie, comptabilité, RH, etc.).
• Remplacer à la réception du siège social à l’occasion et toutes autres tâches connexes.
• Rédiger des communications spécifiques et générales aux locataires en fonction des besoins des différents directeurs régionaux de l’équipe
• Établir et maintenir de bonnes relations d'affaires avec les différents intervenants.

• Au moins 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires
• DEP ou DEC en administration, comptabilité ou bureautique ou toute autre combinaison d’étude et d’expérience jugée pertinente
• Bilinguisme autant à l'oral qu'à l'écrit est essentiel
• Maîtrise des logiciels Word, Excel et Outlook

• Boni annuel au rendement
• Stationnement intérieur gratuit
• Programme de référencement
• Programme de reconnaissance
• Assurances collectives
• Congés mobiles
• Congés maladie et obligations familiales
• Programme d'aide aux employés
• Vacances
• Télémédecine
• Café, thé et tisane gratuit
• Collations offertes
• Une équipe accueillante et tissée serrée!
• Approche humaine de gestion
• Activités, cadeaux et rabais substantiel du Club Social