Coordonnateur.trice aux événements

SOMMAIRE DU POSTE

Le.la coordonnateur.trice aux événements – Logistique & Expérience client est responsable de la prise en charge des dossiers de groupes une fois la vente conclue, afin d’assurer une transition fluide entre les ventes, le client et les équipes opérationnelles.

Il.elle planifie, organise et coordonne l’ensemble des éléments logistiques nécessaires à la réalisation des événements, notamment les menus, allergies, plans de salle, échéanciers, fournisseurs, documents opérationnels et communications internes. Il.elle agit comme personne-ressource principale auprès du client durant toute la phase de préparation et veille à ce que chaque détail soit pris en charge conformément aux standards de qualité de l’entreprise.

Le jour de l’événement, il.elle accueille le groupe, valide les derniers détails avec le client et assure la coordination des différents intervenants afin de garantir le bon déroulement de l’événement. Il.elle veille à ce que les équipes disposent de toute l’information nécessaire à l’exécution du mandat et agit comme personne-ressource en cas d’ajustement ou d’imprévu. Selon les besoins opérationnels et les disponibilités du maître d’hôtel, il.elle peut également être appelé.e à assurer la coordination du début de l’événement et du service du repas. La poursuite du service, la supervision de l’équipe terrain et les opérations de fermeture peuvent ensuite être confiées à un maître d’hôtel, un serveur responsable ou tout autre membre désigné de l’équipe des opérations.

Pour les mariages, il.elle assure une prise en charge élargie du dossier, incluant les rencontres de planification, les visites, les dégustations, la coordination des fournisseurs et l’accompagnement des clients jusqu’à la réalisation de l’événement.

Par sa rigueur, son sens de l’organisation et son souci du détail, il.elle contribue directement au succès des événements, à la satisfaction de la clientèle et au maintien des standards d’excellence de Chez Rioux & Pettigrew.

RESPONSABILITÉS

1. Planification et coordination logistique des événements

Assurer la prise en charge complète des dossiers événementiels après leur transfert par l'équipe des ventes et coordonner l'ensemble des éléments nécessaires à leur réalisation

• Recevoir et analyser les dossiers transférés par les ventes
• Assurer le suivi des modifications apportées aux dossiers après la transmission initiale des informations
• Préparer les BEO prévisionnels et leur distribution
• Effectuer les suivis logistiques auprès des clients
• Confirmer les menus, boissons, allergies, horaires et besoins particuliers
• Élaborer les plans de salle dans CANVA
• Préparer les BEO finaux et leur distribution
• Assurer les communications entre le client et les équipes internes
• Coordonner les fournisseurs externes lorsque requis
• Assurer la mise à jour des dossiers SharePoint/Zoho
• Préparer tous les documents opérationnels nécessaires pour l’équipe terrain
• Tenir rencontre hebdomadaire avec le chef événement et le responsable/MD terrain pour survoler les événements à venir et particularités

2. Coordination opérationnelle et accueil le Jour J

Assurer le bon démarrage des événements et agir comme personne-ressource principale auprès du client lors de l'accueil et du déroulement initial

• Accueillir le responsable du groupe à son arrivée
• Effectuer la validation finale du déroulement
• Faire les réunions pré-service (si requis)
• Coordonner cuisine, service et fournisseurs
• Superviser le cocktail et le début du repas (si requis)
• Assurer le rôle de coordonnateur.trice événementiel.le ou soutenir le maître d'hôtel lorsque requis.
• Gérer les imprévus
• Assurer le transfert au serveur responsable lorsque l'événement est stabilisé (le cas échéant)

Assurer la planification, la coordination et l'accompagnement complet des clients mariage de la signature du contrat jusqu'à la réalisation de l'événement

• Prendre en charge le dossier après la signature
• Effectuer les rencontres de planification
• Organiser les visites terrain ou visio
• Coordonner les dégustations (si applicable)
• Préparer les échéanciers
• Coordonner les fournisseurs
• Organiser la cérémonie et la transition pour le remaniement de salle (si applicable)
• Planifier la réception
• Accompagner les mariés tout au long du processus
• Assurer la présence et la coordination le jour du mariage jusqu’à ce que l’équipe terrain prenne en charge

Assurer le suivi administratif des activités événementielles et contribuer à l'amélioration continue des processus, outils et standards opérationnels

• Assurer la mise à jour des dossiers et outils de gestion événementielle (tableaux pour choix plats, plans salle concis, guide mariage, etc.)
• Impression des menus, plans de salle et autres documents de coordination pour l’équipe terrain
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus
• Assurer la facturation d’acompte (50%) 1 mois avant l’Événement et perception du paiement
• Assurer la facturation finale post-événement et perception du paiement + satisfaction client
• Participer à la mise à jour des procédures, documents et outils opérationnels
• Collaborer à l'amélioration des standards de service et de coordination
• Contribuer au maintien des registres et rapports événementiels

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

Planification et coordination logistique

• Planifie, organise et coordonne efficacement l'ensemble des éléments nécessaires à la réalisation des événements tout en respectant les échéanciers et les standards établis

Organisation et rigueur administrative

• Maintien des dossiers complets, précis et à jour afin d'assurer une exécution sans erreur

Communication et collaboration

• Travaille efficacement avec les clients, les ventes, la cuisine, le service, les fournisseurs et les opérations afin d'assurer le succès des événements

Gestion priorités et résolution problèmes

• Maintient son efficacité malgré les imprévus et trouve rapidement des solutions adaptées aux situations rencontrées

Leadership de coordination et présence professionnelle

Exerce un leadership mobilisateur auprès des différents intervenants sans nécessairement être leur gestionnaire direct


QUALIFICATIONS REQUISES

Études

· Diplôme en gestion événementielle, tourisme, hôtellerie, administration ou toute autre formation équivalente

· Formation en coordination de mariage ou gestion d’événements (atout)

· Formation en sommellerie, restauration ou service haut-de-gamme (atout)

Expérience

· Minimum de 3 à 5 années d’expérience en coordination d’événements, logistique événementielle ou gestion de projets

· Expérience en coordination opérationnelle et gestion de fournisseurs

· Expérience dans le domaine de la restauration, hôtellerie ou tourisme

· Expérience en relation client

· Expérience en planification et exécution d’événements

· Expérience en coordination de mariages (atout majeur)

Langues

· Français, maîtrise complète à l’oral et à l’écrit

· Anglais, fonctionnel avancé à l’oral et à l’écrit (clientèle internationale, mariages destination)

Compétences techniques

· Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Teams, SharePoint).

· Aisance avec les logiciels de gestion utilisés à l'interne (Maître D, Évolia, Octogone, Zoho ou équivalents)

· Capacité à élaborer et gérer des échéanciers détaillés

· Capacité à produire et maintenir des documents opérationnels précis (BEO, plans de salle, déroulements, suivis clients)

· Bonne compréhension des opérations de restauration et de banquet

· Bonne compréhension des normes d'hygiène, de salubrité et de santé-sécurité

Autres exigences

Connaissance du vin, accords et expérience gastronomique (atout)

Excellentes capacités organisationnelles

Grande rigueur administrative

Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Disponibilité occasionnelle les soirs et fins de semaine selon les événements.

AVANTAGES ET CONDITIONS D'EMPLOI

- Poste permanent
- Salaire annuel + cotes administratives des dossiers logistiques
- Assurances collectives payées à 50% par employeur après 6 mois à l'emploi
- Vignette de stationnement fournie
- Allocation cellulaire
- Repas gratuit lors des quarts de travail
- 50% rabais Chez Rioux et Pettigrew pour toi et un invité
- Programme de reconnaissance des années de service et anniversaires
- Accès gym privé
- Horaire flexible