Agent(e) d'administration à la Direction des études

Un cégep accueillant et inclusif qui stimule les réussites! Le cégep vous offre une multitude de possibilités de carrière au sein d’un environnement dynamique et innovant. Joignez-vous à notre équipe pour :

• Réaliser des projets stimulants et porteurs de sens;

• Contribuer concrètement à la réussite de nos personnes étudiantes et au rayonnement de nos équipes;

• Profiter de mesures favorisant la conciliation travail–vie personnelle;

• Bénéficier d’un régime de retraite, d’avantages sociaux et de divers congés;

• Accéder à plusieurs de nos services dont : cafétéria et comptoir santé, clinique d’hygiène dentaire, garderie;

• Utiliser nos installations dont : salle d’entrainement, piscine, gymnase, bibliothèque, activités culturelles;

• Participer aux programmes de perfectionnement, ainsi qu'aux activités de reconnaissance, de prévention et de promotion de la santé.

Description du poste
Sous l’autorité de la directrice des études par intérim, de manière plus spécifique et sans être limitatif, l’agent ou l’agente d’administration aura pour responsabilités de coordonner les activités de la Direction des études (DE) et d’assister la direction dans ses fonctions.
 
PRINCIPALES ATTRIBUTIONS :

•  Assure la coordination et les suivis du comité de gestion de la direction des études, de la Commission des études (CE) et de tout autre comité, communauté et regroupement à la demande de la directrice des études par intérim;
• Contribue à la préparation du plan de travail et du bilan de la CE.
• Assiste la directrice des études par intérim dans la planification et préparation des dossiers à présenter au Conseil d'administration et assure les suivis des décisions relatives à la Direction des études (DE);
• Participe à l’élaboration et au suivi du calendrier législatif du collège et collabore à la révision et à l’élaboration des politiques institutionnelles;
• Responsable de la réception et du traitement des informations, demandes adressées à la DE provenant, entre autres, du ministère de l’Éducation et de l'Enseignement supérieur, de la Fédération des cégeps, des instances et du personnel du cégep, de la direction générale et des autres directions et partenaire internes et externes;
• Participe à l'élaboration et à la mise à jour des systèmes et des procédures ayant trait aux activités de la DE et de la CE, comme les bilans et les plans de travail, les budgets, l'archivage numérique des dossiers, etc;
• Contrôle les budgets et les dépenses de la DE et est responsable du suivi budgétaire de la DE et la préparation des prévisions budgétaire, ci-inclus les redditions des comptes (p.ex. via CollectInfo et autres) et les annexes budgétaires;
• Responsable de l'archivage de documents;
• Responsable de la veille aux nouveaux outils de gestion, partage de documents, collaboration et autre, ci-inclus les outils émergents en lien avec l’Intelligence artificielle;
• Gère et tient à jour le calendrier des opérations de la Direction des études;
• Procède à des recherches pour certains dossiers et en assure la prise en charge au besoin;
• Collabore à l’établissement des prévisions budgétaires et contrôle les dépenses de la direction et prépare les rapports requis par son supérieur immédiat et lui fournit, en vue d’une prise de décision, des données sur les coûts, un calcul du seuil de rentabilité, un état intérimaire des revenus et dépenses, un état du volume d'activités;

PAÉE

Le Cégep de Saint-Hyacinthe souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

• Prévoit, organise et voit au bon déroulement de réunions diverses et d'événements prévus par la DE;
• Rédige les comptes rendus et procès-verbaux et assure les suivis requis;
• Peut être appelé à effectuer toute autre tâche connexe demandée par la directrice des études par intérim.

• Bonne capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités;
• Aptitudes marquées pour la collaboration;
• Excellente capacité de communication interpersonnelle, très bonne aptitude à transmettre de l'information autant verbale qu'écrite;
• Favorise et inspire un climat de travail sain et harmonieux;
• Excellente capacité de rédaction dans le respect des échéances et des exigences qualitatives;
• Bonne capacité de gestion du stress et à travailler sur différents dossiers en parallèle;
• Sens de l’initiative, de loyauté et débrouillardise.

• Détenir un diplôme d’études collégiales avec option appropriée notamment en bureautique et six (6) années d’expérience pertinentes;

• Détenir un diplôme d’études secondaires ou certificat de qualification valide pour l’exercice d’un métier et dix (10) années d’expérience pertinente;

• Maîtrise approfondie de la langue française orale et écrite ainsi qu'une excellente habileté rédactionnelle ;
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse;
• Excellente connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat de direction ;
• Maîtrise approfondie d'un environnement et d'outils informatiques ;
• Connaissances techniques en gestion financière informatisée.

QUALIFICATIONS REQUISES

PROFIL RECHERCHÉ