Agent(e) de soutien administratif classe principale

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail. 

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi : Agent(e) de soutien administratif classe principale

Numéro de référence : 1926

Direction : Direction des études

Services : Service des programmes et du développement pédagogique

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi : Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat : Madame Caroline Boucher

Lieu de travail : Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc. 

Statut de l'emploi : Remplacement à temps complet

Horaire de travail : Lundi au vendredi (35 heures / semaine)

Échelle salariale : Min : 25,86 $    Max : 31,65 $

Entrée en fonction prévue : Dès que possible.

AFFICHAGE

Début d'affichage : 2025-08-11

Fin d'affichage : 2025-08-17, 23 h 59

Le Cégep de Lévis est un milieu stimulant composé d’une équipe dynamique et engagée qui a à cœur la réussite des étudiantes et des étudiants. Le Cégep de Lévis est un milieu d’enseignement à dimension humaine qui offre une carte de programmes d’études variée permettant de rejoindre divers champs d’intérêt. Le cégep se distingue par ses créneaux d’expertise tels que les sciences, le génie, l’architecture, l’informatique, la gestion, les techniques du domaine de la santé pour ne nommer que ceux-là. Doté d’espaces pédagogiques inspirants, il permet un enseignement d’une grande qualité.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Sous la responsabilité de la direction adjointe du SPDP, l'agent de bureau classe principale assure les travaux de secréariat et les tâches cléricales propres au bon fonctionnement des centres d’aide en français et en mathématiques inclus dans le Carrefour de la réussite.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne titulaire du poste peut être appelée à :

1. Assurer le soutien clérical aux centres d'aide (dans les locaux spécifiques aux centres d'aide). Cela signifie plus particulièrement assurer :

• la disponibilité à l'accueil au Carrefour de la réussite, volet aide en français et aide en mathématiques;

• l'assistance aux tutrices et aux tuteurs en collaboration avec les professeur.e.s responsables des centres  d'aide et dans les limites de ses responsabilités;

• l'inscription des étudiant.e.s aux centres d'aide;

• l'administration et correction des tests diagnostiques;

• l'appui logistique et clérical au recrutement et à la formation des tuteurs et tutrices bénévoles;

• la préparation des dossiers physiques des tuteurs et tutrices;

• le jumelage ou le pairage des étudiant.e.s (tuteurs/ tutrices et bénéficiaires des mesures d'aide) sur la base de leurs disponibilités;

• la transcription des différents documents dans le cadre du rapport annuel des centres d'aide;

• la réalisation de toute autre tâche cléricale associée à la bonne marche des centres d'aide.

1. Assurer le soutien clérical au SPDP (services pédagogiques et développement des programmes). Cela signifie plus particulièrement :

• Procéder à la collecte et l'acheminement de formulaires de nature administrative notamment les rapports d'absence et les feuilles de temps;

• En matière de gestion des documents, effectuer les opérations qui en découlent pour le SPDP;

• Soutien à la gestion administrative dans les limites de ses responsabilités, notamment le suivi auprès de Coopscp, courriers, transcriptions de documents;

• Aider au traitement des périodiques dans les limites de ses responsabilités;

• Assister pour certains travaux de secrétariat le SPDP;

1. Accomplir toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

CONDITIONS EXIGÉES PAR LE COLLÈGE

Démontrer, à l’aide de tests et/ou d’entrevues, l’existence des caractéristiques suivantes :

• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Maîtrise des outils de la suite Office (Word, Powerpoint et Excel);
• Connaissance de base en comptabilité;
• Aptitude à comprendre et opérer différents systèmes informatisés tels que les applications dont CLARA (intranet);
• Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de patience et de diplomatie;
• Avoir le sens de l’organisation et des responsabilités;
• Facilité à communiquer et capacité à travailler en équipe;
• Habileté à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers en période de pointe;
• Souci de la qualité du service à la clientèle;
• Sens des responsabilités afin d'assurer la supervision de l'équipe;
• Sens du service à la clientèle afin de mettre en œuvre la déclaration de services à l'usager;
• Capacité de gérer le stress ainsi que la pression provenant des usagers;
• Esprit d'initiative afin d'assurer le bon fonctionnement de son secteur;
• Habileté relationnelle afin de clarifier les situations ou les besoins des usagers;
• Habileté de communication afin de former ses collègues;
• Capacité à utiliser différents logiciels, notamment un traitement de texte, un tableur et un système informatique de gestion aux fins de l'exercice de ses responsabilités;
• Aptitude au travail d'équipe afin d'assurer la coopération et la collaboration entre les personnes œuvrant au CAR;
• Capacité d'analyse afin de formuler des avis au personnel technique et professionnel;
• Capacité de synthèse afin de contribuer au développement et à la rédaction de procédurier ou de guides;
• Capacité à gérer les priorités et à mener à bien simultanément plusieurs dossiers de front dans le respect des échéanciers

TESTS REQUIS

• Test de français;

REMARQUES

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.

Notez que la lettre de présentation est obligatoire.

La priorité est donnée aux candidats internes. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.