Travailler au Cégep de Lévis
C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.
C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.
C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.
IDENTIFICATION DU POSTE
Titre d'emploi : Agent(e) de soutien administratif, classe principale
Numéro de référence : 1930
Direction : Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSE)
Service : Services aux entreprises
DÉTAILS DU POSTE
Catégorie d’emploi : Soutien administratif
Nom du supérieur immédiat : Marie-Lise Mathieu
Lieu de travail : Cégep de Lévis, campus de Saint-Romuald : 970, de la Concorde, Lévis, Qc.
Statut de l'emploi : Poste régulier à temps complet
Horaire de travail : lundi au vendredi, de 8h00 à 16h00
Échelle salariale : Min : 25.86 $ Max : 31.65$
Entrée en fonction prévue : à déterminer
AFFICHAGE
Début d'affichage : 2025-08-15
Fin d'affichage : 2025-08-28, 23 h 59
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la responsabilité de la coordonnatrice à la Direction de la formation continue et des services aux entreprises, la personne titulaire du poste d’agent.e de soutien administratif classe principale contribue principalement à la gestion des opérations en lien avec le secteur des activités de formation non créditées, des tests d’évaluation du français (TEF) et des services aux entreprises. Elle est responsable de la coordination de divers travaux de nature administrative (accueil de la clientèle, organisation des activités, suivi budgétaire, compilation de données, rédaction et production de textes, tableaux et documents, gestion documentaire, etc.) permettant de mener à bien les dossiers de ces activités. De plus, elle apportera un soutien administratif aux autres secteurs de la DFCSE, principalement au niveau de l’organisation d’activités et d’événements en lien avec ses responsabilités.
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée, à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE
La personne titulaire de ce poste, dans les limites de ses responsabilités, peut être appelée à :
- Coordonner des travaux administratifs
- Assurer l’organisation de toutes les activités non créditées, à distance et en présence, incluant les activités de perfectionnement (AP), les formations sur mesure (SAE), les certifications collégiales (CC), M3i-Supervision et le test d’évaluation du français (TEF) :
- Organiser toutes les formations non créditées SAE, AP, CC et M3i-Supervision, incluant feuilles de présence, attestations, etc.
- Gérer les séances TEF, incluant l’accueil, le support aux participants et aux instructeurs, la facturation et le suivi administratif avec le partenaire
- Planifier le calendrier des activités de perfectionnements, incluant la demande de création de postes budgétaires, la modification des taux RH-RM, etc.
- Procéder à l’intégration des AP dans MIA et sur le site web DFCSE
- Maintenir à jour le calendrier d’occupation Outlook AP, SAE, CC et M3i-Supervision, incluant l’utilisation de comptes ZOOM générique et Splashtop
- Réserver des locaux dans Clara
- Gérer les comptes ZOOM et Splashtop_entreprise
- Gérer le compte Moodle entreprise
- Faire les impressions de notes de cours dans Repro VE
- Gérer les Planners des AP, SAE, CC et M3i-Supervision
- Gérer le CRM ZOHO
- Travailler en étroite collaboration avec les conseillers pédagogiques et la coordonnatrice
- Coordonner les suivis entre les formateurs, les conseillers pédagogiques, les formateurs, les participants, les entreprises et les partenaires en lien avec la logistique de toutes les activités du SAE:
- Comprendre et gérer le suivi des subventions avec les partenaires
- Préparer les offres de services pour Services Québec
- Assurer le suivi des annulations, confirmations, reports avec les participants, les formateurs et les partenaires
- Préparer les contrats des formateurs dans Clara, et en faire le suivi avec eux
- Gérer les communications avec les formateurs, les participants, les entreprises et les partenaires
- Assurer les suivis logistiques avec les formateurs, les participants, les entreprises et les partenaires
- Assurer un soutien administratif au processus d’inscription des participants aux activités de perfectionnement non créditées, aux certifications collégiales, à M3i-Superivsion et au TEF :
- Assurer un excellent service à la clientèle
- Procéder aux inscriptions dans MIA, paiements, reçus, encaissements, remboursements dans CLARA
- Faire le suivi des inscriptions AP dans MIA, en respectant les balises des partenaires
- Effectuer la relance des personnes en listes d’attentes selon les activités
- Répondre aux demandes d’informations pour les différentes activités
- Agir à titre de répondant(e) des différentes activités sous sa responsabilité en matière de gestion des documents et effectuer les opérations qui en découlent.
- Faire l’archivage des activités non créditées
- Gestion les communications internes et externes
- Gérer toutes les communications (courriels, téléphones, etc.) avec les formateurs, les participants, les entreprises et les organismes subventionneurs
- Gérer les boites génériques dfc-sae et dfc
- Produire un rapport détaillé hebdomadaire de l’état des inscriptions et faire suivre, avec commentaires, aux divers partenaires
- Faire la mise à jour du site web
- Assurer le suivi des séances TEF avec le partenaire externe (horaire, facturation, envoi des données avec iPad, etc.)
- Compléter l’Impact pub selon les activités pour la direction des communications
- Produire, en collaboration avec les personnes concernées, divers documents dont la qualité de présentation requise nécessite une mise en page avancée telle que des notes de cours, des rapports, etc.
- Collaborer aux activités de promotion
- Suivis budgétaires et opérations financières
- Effectuer les demandes d’achat pour toutes les activités non créditées et les acheminer pour approbation, selon la procédure en cours
- Effectuer la facturation pour toutes les activités non créditées et les locations de locaux
- Envoyer les factures en incluant les pièces justificatives : liste de présences, attestations, formulaires d’appréciation, tableaux de suivi, etc.
- Assurer le suivi budgétaire des activités non créditées, en collaboration avec les CP et la coordonnatrice
- Participer au processus d’écritures comptables et à la mise à jour de l’outil de suivi Excel « projet-cours »
- Classer les pièces justificatives aux bons endroits
- Assurer le suivi des comptes payables avec les clients
- Tâches connexes
- Travailler étroitement avec les CP et la coordonnatrice afin d’assurer un excellent service à la clientèle aux formateurs, aux participants, aux entreprises et aux partenaires
- Traiter et acheminer le courrier interne et externe aux personnes concernées
- Rédiger et maintenir à jour toutes les procédures relatives aux activités du secteur non crédité
- Recueillir les informations nécessaires pour certains dossiers particuliers ou pour transmettre des avis ou messages aux formateurs, aux participants, aux entreprises et aux partenaires
- Collaborer à l’organisation d’activités spéciales : tournoi de golf, colloques, etc.
- Faire l’accueil des participants, en collaboration avec les conseillers pédagogiques
- Faire l’accueil du campus de Saint-Romuald
- Toute autre tâche connexe
QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.
CONDITIONS EXIGÉES PAR LE COLLÈGE
- Satisfaire à la norme linguistique établie par le Collège
- Maîtrise des outils de la suite Office (Word, Powerpoint et Excel)
- Être autonome dans la réalisation de ses tâches
- Connaissances de base en comptabilité
- Aptitude à comprendre et opérer différents systèmes informatisés et applications tels que les applications Skytech dont CLARA et MIA, ainsi que ZOOM, ZOHO, etc.
- Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de patience et de diplomatie
- Avoir le sens de l’organisation, de la planification et des responsabilités
- Facilité à communiquer et capacité à travailler en équipe
- Capacité à gérer les priorités et à mener à bien simultanément plusieurs dossiers de front dans le respect des échéanciers
- Habileté à gérer son temps et à s’organiser afin de respecter les délais et les échéanciers en période de pointe
- Souci de la qualité du service à la clientèle
Tests requis :
- Français
- Logiciels Word et Excel
REMARQUES
Pour ce poste, le travail en mode hybride est possible, selon des modalités à convenir avec la gestionnaire.
Notez que la lettre de présentation est obligatoire. Veuillez donc joindre votre lettre, SVP.
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.
