Adjoint(e) administratif(ve)-entretien réparations

Nature de poste :

Sous la supervision de la personne responsable des travaux et réparation, le ou la titulaire du poste assure diverses tâches administratives liées à la gestion des demandes d’entretien et de réparation.

Responsabilités principales:

• Rédiger, saisir et classer les documents et les rapports;
• Gérer le courrier, les courriels et les communications internes;
• Coordonner les visites d’inspection et entretien avec les fournisseurs et les locataires, selon les besoins;
• Gérer les listes de contacts;
• Maintenir à jour les bases de données et les fichiers;
• Assurer la gestion des comptes fournisseurs (payables);
• Rédiger et transmettre les courriels, notes de service, lettres, télécopies et formulaires;
• Offrir un soutien administratif à l’équipe des travaux;
• Travailler en collaboration avec l’agent(e) aux appels de service et lui apporter son support;
• Effectuer diverses tâches de bureautique (photocopies, classement, numérisation);
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• Diplôme ou attestation d'études professionnelles (DEP ou AEC) en secrétariat ou en soutien administratif;
• Minimum de trois années d’expérience en soutien administratif;
• Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier);
• Excellent français oral et écrit;
• Expérience dans un secteur d’expertise connexe tel entretien du bâtiment, appels de service, mécanique du bâtiment, etc. (atout majeur);
• Connaissance du logiciel Hopem (atout).

Habiletés :

• Excellente gestion du stress et des priorités;
• Très bonnes compétences en organisation;
• Souci du détail, autonomie et proactivité.
• Aptitudes à planifier et coordonner efficacement les travaux tout en respectant les échéanciers;
• Connaissance des systèmes de gestion des réparations ou des bons de travail (atout)

Ce que nous offrons :

• Poste permanent à temps plein à raison de 35 heures/semaine du lundi au vendredi;
• Salaire entre 41 000$ et 53 000$/année (poste de catégorie 2);
• 4 semaines de congé après 1 an de service continu;
• 13 jours fériés;
• 10 jours de congés personnels;
• Assurances collectives après 6 mois (télémédecine, médicaments, invalidité de courte et longue durée, assurance dentaire, assurance vie, assurance voyage);
• Fonds de pension à prestations déterminées;
• Conciliation travail-famille;
• Flexibilité des horaires de travail;
• Communauto disponible pour les employés.