Agent ou agente de bureau

Du 24-04-2024 au 07-05-2024

Faculté des sciences de l'administration
Service des communications et du recrutement
Pavillon Palasis-Prince
Ville de Québec

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle.

Attributions caractéristiques

1. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné.
2. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis.
3. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels.
4. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
5. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant.
6. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions.
7. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.
8. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience :
Autres : Logiciels : Word, Excel, Outlook, PowerPoint

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autre logiciel utilisé: Mailchimp

Sous la direction de la personne responsable de l’équipe de recrutement FSA ULaval, l’agente ou agent de bureau répond aux demandes de base d’information sur l’ensemble des programmes provenant des diverses clientèles désireuses d’être admises à la Faculté des sciences de l’administration. De plus, cette personne fournit un soutien administratif aux membres de l'équipe de recrutement et les assiste dans l'organisation d'événements et de séances d'information.

Principales tâches
Soutien à la clientèle

• Traiter les demandes d'information de tous les futurs étudiants, qu'ils soient québécois, canadiens ou internationaux, concernant nos divers programmes d'études, la formation à distance, les démarches administratives liées à l'admission, les frais de scolarité, les bourses, les dates limites d'inscription, etc.
  • Répondre aux courriels reçus à l'adresse @FSA Admission : répondre aux demandes reçues dans la mesure du possible sous 48 heures ouvrables, demander des informations complémentaires si nécessaire et rediriger les questions plus complexes vers le RPIE de service.
  • Répondre aux questions posées dans la section Q&R lors des sessions d'information sur nos programmes d'études.
• ¿Organiser les rendez-vous, que ce soit en ligne via Teams ou en personne, pour les Responsables de promotion et d’information sur les études avec les candidats qui en expriment le besoin.
• Gérer l’horaire des Responsables de promotion et d’information sur les études pour concilier les rendez-vous individuels et les activités officielles de recrutement.
• Réaliser des rapports mensuels sur le volume de demandes d'information de deuxième ligne reçues par courriel, téléphone et en personne, incluant la saisie et la compilation des données dans une base de données.

Soutien administratif

• Envoyer des courriels de suivi aux divers étudiants rencontrés dans les tournées, salons et lors de conférences en ligne ou en présentiel.
• Envoyer un courriel de suivi après les séances d’information et importer la liste des participants dans nos outils de suivi.
• Faire les demandes de correction du site facultaire lorsqu’il y a quelques coquilles.
• Participer à l’organisation d’événements en lien avec le recrutement (Portes ouvertes, Journée d’accueil, Journée des partenaires, conférences, séances d’information, etc.).
• Etc.
  

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.