Agente/Agent de soutien administratif, classe principale

Pour postuler, rendez-vous dans la section Emplois de notre site web avant le 18 avril 2024 à 23 H 59 : https://cegeplimoilou-career.talent-soft.com/offre-de-emploi/emploi-agente-ou-agent-de-soutien-administratif-classe-principale-a-l-accueil-de-la-dsefc_367.aspx

L’agente ou l'agent de soutien administratif, classe principale de la DSEFC joue un rôle central dans les activités de la direction. La personne veille au bon déroulement des activités par la coordination de différents processus administratifs, allant de la gestion de l’inventaire, le suivi budgétaire de certains postes et la production de documents destinés à la reddition de comptes, notamment.

Devant faire preuve d’une grande autonomie et d’un bon jugement, elle coordonne les demandes qui proviennent de l’extérieur de la direction et agit en conseil de première ligne pour les étudiants des programmes, les candidats en reconnaissance des acquis et des compétences ainsi que les personnes de la population en général qui sont en recherche d’une formation ou d’un service éducatif. En outre, elle est la personne de référence pour certains services offerts aux enseignants par la DSEFC et pour l’équipe elle-même.

Cette personne est au cœur de l’équipe de la DSEFC, du fait de ses connaissances des différents services et personnes-ressources du Cégep. La personne recherchée doit ainsi avoir un intérêt marqué pour le service à la clientèle, apprécier réaliser des tâches variées, avoir la curiosité de découvrir les fonctions des différents services du Cégep et être proactive.


Concrètement, l'agente ou l'agent sera responsable des tâches suivantes :

• Accueille, identifie le besoin et oriente les étudiants, chargés de cours ou le personnel vers les différents services de la direction et du Cégep selon le besoin;
• Coordonne la logistique des activités administratives de la DSEFC;
• Est responsable de la facturation de frais, production de documents officiels, duplicatas, attestations de fréquentation scolaire, gestion des impressions, etc.;
• Assure la gestion des prêts d’équipement, réservation des locaux et casiers;
• Effectue les demandes de sanction et produit les attestations de réussite;
• Effectue le suivi budgétaire de certains postes pour la direction, produit les documents destinés à de la reddition de comptes et gère l’inventaire des fournitures de bureautique et des programmes requérant de l’achat de matériel et équipements;
• Accomplit un ensemble de travaux administratifs en soutien aux gestionnaires et aux professionnels de la direction;
• Offre un soutien à la gestion des dossiers de l’étudiant au regard des documents de citoyenneté;
• Identifie les besoins et demande les services de maintenance et d’entretien des locaux de la Direction;
• Fait l’extraction et traite les données quantitatives aux fins de production de documents d’analyse;
• Participe aux activités de recrutement de clientèle :
  • Information de première ligne pour les gens de l’externe en recherche de services ou d'information, en présence, par téléphone ou par messagerie électronique;
  • Préparation des documents requis;
  • Compilation de données sur la demande de services éducatifs et conseille l’équipe sur les besoins de la clientèle.