Secrétaire au cabinet du maire

DESCRIPTION SOMMAIRE :

Sous l’autorité du maire de la Ville de Saint-Eustache, le titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat ainsi que certaines tâches administratives.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

1. Prépare les documents nécessaires pour les rencontres et comités. Participe à l'analyse de certains dossiers en effectuant les travaux de recherche. Assiste parfois aux réunions;
2. Dresse les procès-verbaux, les distribue aux personnes concernées et assure le suivi des dossiers selon les décisions du conseil et des comités. S’assure que les services municipaux et les organismes extérieurs reçoivent les copies des résolutions qui les concernent;
3. Obtient des précisions et des renseignements additionnels pertinent et utiles à la bonne compréhension des dossiers;
4. Effectue la correspondance à partir de données tels que dossiers, rapports et notes. Prépare et rédige des lettres, mémoires, textes, documents, correspondances et mémos;
5. Reproduit divers textes, articles, avis publics destinés à différents organes d’information et à l’utilisation interne et en vérifie la teneur lors de la parution;
6. Reçoit le courrier du Cabinet du maire, sélectionne les documents selon leur importance et en effectue la distribution aux personnes concernées;
7. Filtre les appels téléphoniques, fournit aux services municipaux et aux citoyens divers renseignements et réfère les appels aux personnes concernées;
8. Tient à jour l’agenda du maire, fixe les rendez-vous, accueille les visiteurs et s’occupe de la réservation des locaux et des équipements nécessaires aux rencontres;
9. Vérifie et compile sur des formulaires appropriés, différentes données ayant trait aux activités du service, à l’application de politiques ou procédures administratives internes;
10. Effectue le classement et veille à la circulation des documents pertinents du maire;
11. Prévoit et effectue les demandes d’achat du matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du service et en fait la distribution;
12. Prépare, compile, complète et dresse des listes, tableaux, statistiques; exécute les calculs qui s’imposent;
13. Utilise les outils informatiques nécessaires au traitement des dossiers du service ainsi que les appareils de bureautique requis;
14. Participe à l'organisation d'événements tel que la Classique du Maire.