Adjoint-e administratif-ve

DESCRIPTION DU POSTE

Sous l’autorité de son gestionnaire, la personne titulaire effectue diverses tâches de soutien administratif et opérationnels propres aux activités courantes et aux processus de la Ville afin d’assurer la fluidité dans la réalisation des tâches qui lui sont confiées.

Elle peut être appelée à interagir auprès des citoyens, des fournisseurs et des autres employés en ce qui a trait aux activités et aux services offerts par la Ville.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Rédiger, transcrire, compiler, réviser, corriger, diffuser et mettre à jour des documents de toute nature en fonction des besoins et des demandes qui lui sont adressées à l’aide des outils technologiques appropriés incluant internet
• Anticiper les besoins du personnel de son équipe tel que le suivi des échéanciers et des procédures
• Effectuer les suivis administratifs et opérationnels à la demande de son supérieur et en support à son équipe
• Faire le traitement de données financières en utilisant les logiciels appropriés
• Répondre aux demandes de renseignements des citoyens, des employés, des fournisseurs, et des collaborateurs internes et externes, les référer aux ressources concernées lorsque requis et, effectuer les suivis de ces demandes
• Coordonner, préparer et assurer le suivi de la tenue des réunions
• Selon les procédures établies et/ou la demande de son supérieur, effectuer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers en effectuant l'ouverture, la fermeture, le classement, le contrôle d'accès, la circulation, la classification documentaire, etc.
• Assurer la gestion de l’agenda de son gestionnaire, fixer les rendez-vous et les réunions
• Recevoir et traiter le courrier postal et électronique et assurer la coordination des renseignements à l’interne et à l’externe
• Effectuer du travail général de bureau (tel que : mise en page de documents photocopies, télécopies, travaux d'impression, etc.)
• Agir à titre de support à son équipe relativement à l’utilisation des logiciels de classement et de classification documentaire
• Participer à l'élaboration et à l'implantation de procédés et de nouvelles méthodes de travail au sein de l'équipe
• Assurer, au besoin, la relève pour divers besoins de soutien de nature administrative ou opérationnelle
• Accomplir toute autre tâche demandée par son supérieur en lien avec la fonction

Il est entendu que la présente description d’emploi reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description exhaustive de toutes les tâches à accomplir.