Vos responsabilitésVous effectuerez diverses tâches administratives et de secrétariat, relatives aux activités du Service. Vous agirez à titre de premier point de contact pour la clientèle interne et externe.
Vos principaux défis
- Collaboration étroite à l’implantation d’un système de suivi des dossier
- Participation active à la mise en place d’une refonte de la gestion documentaire
Sur votre plan de travail
- vous assurerez le suivi auprès du greffier et du greffier adjoint pour le respect des délais légaux de toutes les procédures légales, des lois et des règlements municipaux;
- vous assurerez un soutien administratif pour toutes les activités du Service, incluant les activités liées aux séances du conseil municipal (ordre du jour, procès-verbaux, sommaires décisionnels, projets de résolutions, etc.);
- vous rédigerez des documents divers à partir d’idées maîtresses, tels que des notes de service, des directives, des procès-verbaux, des lettres, des rapports, des formulaires, des présentations Power Point, etc., et vous vous assurerez de la conformité du contenu de ceux-ci;
- vous réviserez différents documents en apportant une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe, à la mise en page et vous assurerez le suivi lorsque requis;
- vous effectuerez des activités de préparation, de révision et de suivi auprès de votre supérieur immédiat (ouverture de dossier, agenda, vérification, préparation de projets, émission de lettres, transmission de documents, signatures, publications, saisie au système, etc.);
- vous préparerez des avis publics généraux (rôle de perception de taxes, programme triennal d’immobilisation, etc.), veillerez à leur publication et les transmettrez au Service concerné;
- vous traiterez les demandes de la MRC;
- vous réceptionnerez et ouvrirez des dossiers, les tiendrez à jour et en assurerez le suivi et transmettrez certains dossiers, registres et procédures concernant les activités du Service (conformité à la règlementation, dérogations, assurances, accès à l’information, etc.);
- vous participerez à la gestion documentaire du Service (classement et archivage);
- vous mettrez à jour différentes listes (contrats notariés, protocoles d’entente, dossiers juridiques, réclamations d’assurance, etc.);
- vous tiendrez à jour et assurerez le suivi de l’agenda de votre supérieur, convoquerez des réunions et des rencontres diverses et réaliserez les arrangements nécessaires à la tenue de ces rencontres;
- vous ouvrirez et distribuerez les courriers postaux et électroniques ainsi que de messagerie et répondrez aux demandes usuelles;
- vous effectuerez des recherches documentaires ainsi que la préparation préliminaire relative aux procédures légales reçues par le Service avant de les transmettre aux juristes;
- vous effectuerez différentes activités administratives relatives aux élections municipales;
- vous agirez à titre de commissaire à l’assermentation;
- vous verrez au paiement de factures (émission de chèque ou bons de commandes) et assurerez le suivi des codes budgétaires;
- vous recevrez les visiteurs et les citoyens, répondrez à leurs demandes de renseignements généraux ou spécifiques dans la mesure du possible ou effectuerez les recherches nécessaires afin d’obtenir les informations requises;
- vous répondrez aux appels téléphoniques du Service et les transmettrez à la personne concernée, et au besoin, vous noterez les messages et répondrez aux demandes de renseignements;
- vous coordonnerez le travail des salariés de classes inférieures au besoin;
- vous remplacerez l’agent à l’information et à la perception au besoin;
- vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l’emploi.
