Description
VOTRE GROUPE DE TRAVAIL
Service des ressources matérielles
SOMMAIRE DE LA FONCTION
En collaboration avec l’équipe, la personne coordonne l’organisation matérielle et les services internes aux employés du bureau de Montréal; participe à la gestion des locaux; procède aux achats nécessaires, assure la réception, la distribution et l’expédition de la marchandise; assure les opérations du magasin et de la messagerie.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
- Voit à l’aménagement du mobilier de bureau et des espaces de travail selon les plans convenus et en conformité avec les normes ergonomiques en vigueur; modifie la disposition de ceux-ci s’il y a lieu; vérifie et fait rapport des équipements de bureau défectueux et d’éléments touchant la sécurité du personnel; apporte les correctifs nécessaires ou assure les suivis nécessaires.
- Informe son supérieur des contraintes et de certaines situations particulières lors des projets de déménagement, de réaménagement ou de transformation des locaux ou lors des assignations de locaux aux nouveaux employés; discute avec son supérieur et avec les gestionnaires concernés de l’échéancier des travaux et aménagements; procède aux travaux et aux aménagements ou supervise ceux-ci dans les délais prévus.
- Assure la coordination de l’organisation matérielle des locaux lors des réunions, colloques, séminaires, cours, examens et autres activités; recueille les besoins des organisateurs des activités et discute avec eux des possibilités d’utilisation des locaux; procède aux différentes opérations de montage de salles; transmet auprès des instances concernées la liste des besoins (ameublement, équipement, appareils audiovisuels) et s’assure que les locaux soient préparés de façon appropriée au moment opportun.
- Détermine les meilleures solutions afin de maximiser l’utilisation des locaux.
- Effectue, si nécessaire, des visites sur les lieux, afin de vérifier si l’état des locaux est conforme aux demandes; s’assure de la propreté des locaux et de la qualité des travaux d’entretien ménager; reçoit les plaintes sur le fonctionnement de la bâtisse et les achemine à la personne responsable du dossier; assure le suivi des travaux.
- Tient à jour le fichier d’utilisation des locaux, vérifie l’utilisation rationnelle et prépare des données statistiques.
- Accepte ou refuse les marchandises livrées par les compagnies de transport ou autrement; vérifie l’état et la qualité des marchandises reçues ou expédiées avec les bons de commande; s’assure que les personnes requérantes soient informées des marchandises reçues pour autorisation et fait la distribution des marchandises reçues aux secteurs concernés; prépare sur le système informatique et signe les bons de réception et achemine les différents documents aux endroits prévus; classe les bons de commande, les bons de réception et les réquisitions d’achat selon un système établi.
- Prépare les expéditions en déterminant les moyens de transport, conformément aux procédures établies, et en remplissant les coupons d’expédition ou tout autre document relatif à cette activité et expédie les documents et marchandises; assemble, monte, emballe, sépare et adresse divers documents ou autres marchandises à être expédiées; contacte diverses compagnies de transport ou des fournisseurs; s’enquiert des délais, des coûts, de la marchandise perdue, etc.; fait diverses recherches et règle certains problèmes reliés au transport.
- Effectue la levée des boîtes ou la livraison du courrier; trie le courrier dans les casiers appropriés; procède à l’envoi de lettres et de colis recommandés; pèse les colis pour en déterminer l’affranchissement; affranchit le courrier extérieur selon les tarifs postaux, facture les organismes pour les services de timbrages utilisés; remplit les formulaires requis dans les circonstances; s’informe des nouvelles normes et procédures d’expédition et procède aux changements requis au besoin.
- Veille à l’approvisionnement des fournitures de bureau, d’impression et d’expédition; assure le service de distribution de ces fournitures au comptoir et dans les différents secteurs.
- Prépare les demandes d’achat selon les besoins du service; procède aux demandes de paiement de factures; s’assure que les travaux de contractants engagés par la Direction des ressources matérielles ou du gestionnaire de l’immeuble au besoin sont faits selon les directives données; coordonne l’arrivée et l’installation de nouveaux équipements ou mobiliers.
- Manipule et transporte, règle, ajuste et utilise la machinerie, les outils et les matériaux appropriés, assure leur entretien et la propreté du lieu de travail; entretient, nettoie, installe et effectue les ajustements et réparations mineures des appareils et outils utilisés lors des cours et des réunions; assure le transport de pièces d’équipement, de meubles, de matériaux et d’objets divers; assure le rangement et la livraison de la marchandise selon les besoins.
- Communique avec diverses compagnies, services gouvernementaux et autres services internes afin de s’enquérir des informations utiles à ses tâches.
EXIGENCES
- Diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente;
- 2 ans d'expérience pertinente;
- Permis de conduire valide (classe 5)
AUTRES
- Avoir une bonne condition physique
- Être en mesure de lever et de déplacer des charges pouvant aller jusqu'à 45 livres
- Excellent service à la clientèle
- Autonomie et sens de l'initiative
MODE DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi, 35 heures par semaine
En présentiel à notre bureau de Montréal
TYPE DE POSTE
Remplacement de 5 mois jusqu’à la fin décembre 2025, possibilité de prolongation
MILIEU INCLUSIF
L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.
L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com
