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Université Laval

Agent ou agente de secrétariat

Québec,QC
  • À discuter
  • 1 poste à combler dès que possible

Numéro d'offre 14014Période d'affichage

Du 01-05-2024 au 15-05-2024

Lieu de travail

Faculté de foresterie, de géographie et de géomatique
Centre de recherche sur les matériaux renouvelables
Pavillon Gene-H Kruger
Ville de Québec

Statut/Admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste Classe 11
Taux horaire: 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste: 59959

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire fixe
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement
Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

  1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
  2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
  3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
  4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
  5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
  6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
  7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
  8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
  9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 2 années fermes en gestion budgétaire)
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Bonne connaissance de l'anglais

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
  • chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft, Explo

Assurer l’accueil des étudiants et visiteurs au Pavillon Gene-H Kruger. Assiste le Directeur du Centre de recherche sur les matériaux renouvelables dans l’administration de ce secteur qui comprend 10 professeurs, un quinzaine d’employés et une quarantaine d’étudiants gradués.

Tâches et responsabilité principales:

  • S’occupe de l’accueil au secrétariat du Pavillon Gene-H Kruger;
  • Assiste le Directeur du Centre de recherche sur les matériaux renouvelables dans l’organisation et la réalisation d’activités du centre incluant tous les pôles (8) et les partenaires;
  • Assume la responsabilité des tâches de secrétariat pour 10 professeurs du centre et du Département des sciences du bois et de la forêt. Assure la responsabilité du courrier;
  • Collabore à la tenue de la comptabilité des projets de recherche des 9 professeurs du centre;
  • Complète et transmet des formulaires, effectue des entrées, exploite des systèmes d’information;
  • Participe à la planification et à l’organisation d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages;
  • Met à jour le site web du centre;
  • Maintien à jour les listes du CRMR (listes serveurs, liste des membres, etc);
  • Participe aux réunions administratives du centre et en prépare les comptes-rendus.;
  • Accepte d’accomplir des tâches administratives relevant d’autres secteurs du Département lors de périodes de pointe ou lors des vacances estivales;
  • Etc.

Les vacances seront accordées uniquement en période estivale afin d’assurer une permanence à l’accueil du pavillon.

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Postuler

Environnement de travail

Environnement de travailUniversité Laval0
Environnement de travailUniversité Laval1
Environnement de travailUniversité Laval2
Environnement de travailUniversité Laval3

Exigences

Niveau d'études

non déterminé

Diplôme

non déterminé

Années d'expérience

non déterminé

Langues écrites

non déterminé

Langues parlées

non déterminé

No. référence interne

8694