Titre du poste
Coordonnatrice, Ventes
Supérieur immédiat
VP Ventes et expérience client
Description sommaire du poste
Sous la supervision de la VP Ventes et expérience client, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans la coordination des opérations de ventes et des projets d'installation. Agit comme point de liaison entre les équipes de ventes, de service, les manufacturiers et les clients afin d'assurer le bon déroulement des projets, la qualité du service offert ainsi que la satisfaction de la clientèle.
Assure la préparation, la validation et le suivi des soumissions et des commandes, supporte les activités administratives liées aux ventes et contribue à l'amélioration continue des processus et procédures de travail.
Responsabilités principales
Coordination des ventes et des projets
- Travailler en étroite collaboration avec les conseillers aux ventes, designers, chargés de projets et coordonnateurs du service sur divers projets.
- Préparer les soumissions à partir des informations fournies par les conseillers aux ventes, incluant les escomptes, marges, frais de livraison et d'installation, puis les soumettre pour approbation.
- Assurer la validation, le suivi et la mise à jour des soumissions et commandes.
- Coordonner et effectuer le suivi des commandes auprès des manufacturiers et fournisseurs.
- Assurer la conformité et la mise à jour de la documentation relative aux projets.
- Maintenir une communication efficace entre les équipes internes, les fournisseurs et les clients.
Gestion des projets d'installation
- Pour les projets majeurs, coordonner les rencontres de démarrage avec les parties prenantes concernées.
- Pour les projets de moindre envergure, coordonner les activités de livraison et d'installation avec les clients et les équipes internes.
- Participer au suivi des échéanciers et à la coordination des différentes étapes des projets.
- Collaborer à la résolution des imprévus liés aux commandes, livraisons, installations ou déficiences.
Service à la clientèle
- Assurer un suivi rigoureux auprès des clients tout au long du cycle de vente.
- Répondre aux demandes des clients et assurer un haut niveau de satisfaction.
- Gérer les réclamations liées aux déficiences, dommages de transport, erreurs ou retards de livraison.
- Agir à titre de point de contact administratif pour les clients lorsque requis.
Amélioration continue
- Participer à l'élaboration, à la documentation et à la mise en œuvre des procédures de travail.
- Identifier les opportunités d'amélioration des processus opérationnels et administratifs.
- Collaborer à la réalisation d'initiatives visant à accroître l'efficacité, la qualité et la productivité des opérations.
- Produire divers rapports et effectuer les tâches administratives connexes demandées.
Autres responsabilités
- Supporter les chargés de projets dans leurs activités administratives.
- Facturer les frais de livraison et d'installation lorsque requis.
- Effectuer toute autre tâche connexe contribuant à l'atteinte des objectifs de l'équipe.
Résultats attendus
- Offrir un service à la clientèle exemplaire favorisant la satisfaction et la fidélisation de la clientèle.
- Assurer la coordination efficace des activités de ventes et des projets.
- Maintenir des communications fluides entre les différents intervenants.
- Contribuer à l'amélioration continue des pratiques et processus de l'organisation.
- Assurer l'exactitude des soumissions, commandes et documents administratifs.
Qualifications requises
- Diplôme d'études professionnelles (DEP), diplôme d'études collégiales (DEC) ou formation pertinente en administration, bureautique ou domaine connexe.
- Minimum de deux (2) années d'expérience dans un rôle de coordination, d'administration des ventes ou de soutien aux opérations.
- Expérience dans le secteur du mobilier de bureau ou de l'aménagement commercial (atout).
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance avec les systèmes de gestion et outils informatiques.
Qualités, aptitudes et compétences recherchées
- Sens de l'organisation et gestion efficace des priorités
- Orientation client
- Excellentes habiletés de communication
- Capacité à collaborer avec plusieurs intervenants
- Rigueur, minutie et souci du détail
- Esprit d'analyse et résolution de problèmes
- Initiative et autonomie
- Adaptabilité et flexibilité
- Gestion du stress et respect des échéanciers
- Travail d'équipe
- Sens des responsabilités
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Orientation vers l'amélioration continue
