Adjoint administratif Executif

Description sommaire :

Le titulaire du poste est responsable d'une grande variété de responsabilités administratives pour soutenir le vice-président dans ses affaires quotidiennes.

Le rôle

• Fournit quotidiennement un soutien administratif avancé et confidentiel aux dirigeants.
• Maintenir un calendrier chargé et en constante évolution avec une communication et des suivis constants.
• Planifie et coordonne les réunions et les conférences téléphoniques.
• Gère les communications électroniques et téléphoniques entrantes et sortantes ; assure un flux d’informations en temps opportun vers et depuis les dirigeants.
• Organise les préparatifs de voyage locaux et internationaux, y compris, mais sans s'y limiter, les plans, itinéraires et horaires détaillés.
• Gère les relations internes et externes; agir à la fois comme ambassadeur et comme gardien selon la situation.
• Assure le suivi des dossiers assignés et/ou mandats.
• Gère le budget exécutif, la création des fournisseurs, les régularisations et le processus d'approbation de la facturation. Gère les notes de frais des dirigeants.
• Révise les documents et les présentations.
• Collabore à toute demande pertinente ponctuelle qui peut survenir.

L'exigence

• Plus de 5 ans d'expérience en tant qu'adjoint administratif ou exécutif ; une expérience en soutien à un cadre est un atout certain
• Organisé avec de solides compétences en matière de suivi et de gestion des priorités
• Débrouillard avec une forte capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Responsable, flexible, discret (capable de gérer des questions confidentielles et sensibles)
• Capacité à travailler avec des priorités en constante évolution
• Flexibilité dans les horaires de travail.
• Adaptabilité, maturité et ouverture d'esprit
• Autonome, doté d'initiative et de bon jugement; capacité de travailler avec peu ou pas de supervision
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Maîtrise de l'utilisation de la suite Microsoft

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, cependant seules les personnes sélectionnées pour les entretiens seront contactées.