Relevant de la Directrice, Finance, le ou la Technicien(ne) aux comptes recevables et à la facturation est responsable de l’ensemble du cycle des comptes clients pour Tardif Élévation et Ascenseur Québec.
La personne titulaire du poste assure notamment la facturation, le suivi des comptes recevables, le recouvrement ainsi que la gestion des dénonciations de contrats et des quittances. Elle veille à l’exactitude des informations financières, au respect des échéanciers et à la saine gestion des sommes à recevoir.
Dans un environnement où plusieurs projets sont réalisés simultanément, elle travaille en étroite collaboration avec les équipes de gestion de projets, des ventes, des opérations et des finances afin d’assurer une facturation complète et ponctuelle et un suivi rigoureux des comptes clients.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Facturation et comptes recevables
- Préparer et émettre la facturation des clients de Tardif Élévation et d’Ascenseur Québec conformément aux contrats, bons de commande, avancements de projets et autres modalités applicables;
- S’assurer que les informations et pièces justificatives requises sont complètes avant l’émission des factures;
- Enregistrer et appliquer les paiements reçus aux comptes clients;
- Effectuer les conciliations et assurer l’exactitude des soldes des comptes recevables;
- Effectuer le suivi des retenues contractuelles et autres montants à recevoir;
- Participer aux travaux de fin de mois relativement aux comptes recevables et à la facturation.
Recouvrement
- Effectuer une vigie régulière de l’âge des comptes clients;
- Communiquer avec les clients afin d’assurer le suivi des factures échues et des engagements de paiement;
- Documenter les démarches de recouvrement et maintenir les dossiers clients à jour;
- Identifier rapidement les comptes présentant un risque ou un retard important et les porter à l’attention de la Directrice, Finance;
- Collaborer avec les équipes internes afin de résoudre les litiges ou enjeux pouvant retarder le paiement d’une facture.
Dénonciations, quittances et documentation contractuelle
- Préparer, transmettre et assurer le suivi des dénonciations de contrats dans les délais applicables;
- Effectuer le suivi des demandes de quittances et préparer la documentation nécessaire à leur obtention ou à leur émission, selon le cas;
- Maintenir un registre rigoureux des dénonciations, quittances, retenues et autres documents liés aux projets;
- S’assurer que les échéances administratives importantes sont suivies et respectées;
- Collaborer avec les intervenants internes et externes lorsque des documents ou renseignements additionnels sont requis.
Soutien administratif et amélioration des processus
- Maintenir les dossiers clients et les informations financières à jour dans les systèmes de l’entreprise;
- Participer à l’amélioration et à la standardisation des processus de facturation, de recouvrement et de gestion documentaire;
- Contribuer au développement d’outils de suivi et d’indicateurs permettant une meilleure visibilité sur les comptes recevables;
- Collaborer avec les autres membres de l’équipe Finance et administration et offrir un soutien ponctuel lorsque requis;
- Participer à toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du département.
INDICATEURS DE SUCCÈS
La performance dans ce rôle se mesure notamment par :
- La facturation complète et effectuée dans les délais prévus;
- L’exactitude des comptes recevables;
- La réduction et le contrôle des comptes en souffrance;
- Le respect des échéances liées aux dénonciations et aux quittances;
- La qualité et la disponibilité de la documentation des dossiers clients;
- La rapidité de résolution des écarts et litiges de facturation;
- La qualité de la collaboration avec les équipes internes et les clients.
