Adjoint(e) administratif(ve)

La Société de services financiers Fonds FMOQ inc., filiale de la Fédération des médecins omnipraticiens du Québec, dont les bureaux sont situés à Montréal, est responsable de l’offre de produits et services financiers à l’ensemble de la communauté médicale québécoise. Afin de supporter son développement, la Société recherche, pour son secteur des Opérations, à son bureau de Montréal un/une : ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Sous la supervision de la directrice adjointe des opérations, l’adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel des activités quotidiennes. Il/elle assure la qualité et la conformité des documents destinés aux clients, coordonne les communications et les envois, et veille au bon fonctionnement des services liés aux opérations. Polyvalente et proactive, elle contribue à l’efficacité des processus internes, à la gestion des ressources matérielles et à la collaboration avec divers intervenants internes et externes. Ce poste requiert un sens aigu de l’organisation, une grande rigueur et une discrétion absolue.

Principales responsabilités du poste :

Volet soutien administratif à l’équipe de Solutions cliniques

• Rédaction et révision professionnelle : Préparer, corriger et mettre à jour des documents destinés aux clients, en respectant les normes de qualité et d’image de la Société ;
• Contribution aux présentations : Participer à la conception et à la mise en forme de contenus pour des présentations internes et externes ;
• Gestion des communications électroniques : Assurer la gestion efficace de la boîte courriel, incluant le tri, la priorisation et le suivi des messages ;

Volet soutien administratif à l’équipe des Opérations

• Coordination des envois et suivi des signatures : Organiser l’expédition de documents, effectuer les suivis nécessaires pour les signatures requises et garantir la conformité des pièces ;
• Publipostage et personnalisation : Réaliser des fusions pour publipostage et gérer le processus de création de documents personnalisés ;
• Préparation d’envois confidentiels : Superviser la préparation et l’expédition sécurisée de documents confidentiels par la poste ou par messager ;
• Organisation logistique des livraisons : Planifier et coordonner les envois de courrier ou de colis nécessitant des firmes spécialisées ;
• Contrôle de conformité : Vérifier que les documents et pièces respectent les standards et exigences de la Société ;
• Gestion des inventaires : Tenir à jour l’inventaire du matériel (papeterie etc.) nécessaires pour les envois et planifier le renouvellement des stocks ;
• Relations avec les fournisseurs et partenaires : Assurer la liaison avec le gestionnaire de l’immeuble (Cominar) et communiquer avec les fournisseurs pour les services liés aux équipements de bureau, téléphonie, cartes d’accès, systèmes d’alarme, clés, stationnement, etc.;
• Collaboration interne : Travailler en étroite collaboration avec la directrice adjointe aux opérations pour l’exécution de tâches ponctuelles et de projets spéciaux ;
• Support à la réception : Remplacer la réceptionniste durant les pauses, les vacances et autres absences ;
• Effectuer toute autre tâche administrative ou opérationnelle requise pour soutenir les activités de la Société.