Bilingual Executive Assistant to support the VP of Business Development in a fast-paced insurance environment - 1614

Notre client du secteur des services financiers est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction bilingue pour soutenir le vice-président du développement des affaires dans un environnement d’assurance dynamique.

Durée : 14 mois

Lieu : Montréal - Mode hybride (1 journée par semaine au bureau)

Joignez-vous à une équipe performante au sein d’une organisation de premier plan dans le secteur de l’assurance, où vous fournirez un soutien administratif stratégique au vice-président du développement des affaires. Ce poste offre une grande visibilité auprès des équipes de direction et des partenaires d’affaires externes, et exige un haut niveau de confidentialité, d’organisation et de compétences en communication bilingue. Ce mandat de 14 mois représente une excellente occasion de gérer des horaires complexes, la logistique des déplacements et les communications de la direction tout en assurant une exécution opérationnelle fluide.

• Plus de 8 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs dans un environnement corporatif ou de services financiers
• Bilinguisme (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit, avec expérience dans la révision et la préparation de documents destinés à des audiences internes et externes
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
• Capacité démontrée à gérer des calendriers de direction, à établir les priorités des rencontres et à coordonner les déplacements professionnels
• Formation postsecondaire dans un domaine connexe

• Expérience de soutien à des dirigeants dans le secteur de l’assurance
• Expérience dans la gestion de budgets administratifs ou des processus de remboursement de dépenses
• Aisance à travailler dans un environnement corporatif hybride

• Gérer l’agenda du vice-président en priorisant les rencontres avec les intervenants internes et externes
• Coordonner et superviser l’ensemble des déplacements professionnels en prenant des décisions proactives lorsque nécessaire
• Gérer les demandes de remboursement de dépenses et les processus de bons de commande
• Coordonner la logistique des réunions, y compris les repas, les salles et le soutien aux événements
• Collaborer avec les autres adjoint(e)s de direction afin d’assurer un soutien administratif harmonieux
• Surveiller et prioriser la correspondance entrante ainsi que les demandes de rencontre destinées au vice-président
• Préparer et réviser des communications bilingues destinées à une diffusion interne et externe

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Our financial services client is seeking a Bilingual Executive Assistant to support the VP of Business Development in a fast-paced insurance environment

Duration: 14 months

Location: Montreal - Hybrid (1 day a week in office)

Join a high-performing team within a leading insurance organization, providing strategic administrative support to the VP of Business Development. The role offers visibility across leadership teams and external business partners, requiring a high degree of confidentiality, organization, and bilingual communication skills. This 14-month contract presents an opportunity to manage complex schedules, travel logistics, and executive communications while ensuring seamless operational execution.

Must Haves

• 8+ years as an Executive Assistant supporting senior leaders in a corporate or financial services environment
• Bilingual (English/French) verbal and written communication with experience reviewing and preparing internal and external documents
• Advanced proficiency with Microsoft Office Suite including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint
• Proven ability to manage executive calendars, prioritize meetings, and coordinate travel arrangements
• Post-secondary education in a related discipline

Nice to Have

• Experience supporting executives within the insurance industry
• Prior involvement in managing administrative budgets or expense processes
• Comfort working in hybrid corporate environments

Responsibilities

• Manage the VP’s calendar, prioritizing meetings with internal and external stakeholders
• Coordinate and oversee all travel arrangements, making proactive decisions as needed
• Administer expense reimbursements and purchase order processes
• Coordinate meeting logistics, including meals, rooms, and event support
• Collaborate with other executive assistants to ensure seamless administrative support
• Monitor and prioritize incoming correspondence and meeting requests for the VP
• Prepare and review bilingual communications for internal and external distribution