Agent.e de bureau - bilingue

• Contribuer à une mission. Faire la différence.
• Équipe professionnelle de collègues dynamiques !
• Vacances, congés santé et fériés bonifiés au prorata du nombre d'heures travaillées.
• Régime de retraite avec participation de l’employeur.
• Formation continue.
• Assurances collectives complètes.
• Programme d’aide aux Employé.e.s et à la famille.
• NOTE : Le télétravail n’est pas possible pour ce poste.

Description des tâches

Relevant de la directrice générale et travaillant en étroite collaboration avec l’adjointe administrative et l’agente InfovacPlus, l’agent.e de bureau joue un rôle clé dans l’accueil des personnes victimes et le soutien à l’équipe du CAVAC de Laval. Point de contact du service, elle veille à offrir une première expérience empreinte d’écoute, d’efficacité et de respect. Elle assure également un soutien administratif rigoureux, contribuant à la fluidité des opérations et au maintien d’un environnement de travail harmonieux.

Service à la clientèle
• Accueillir professionnellement la clientèle à nos bureaux et la diriger en fonction des services requis.
• Recevoir et analyser sommairement les besoins et le niveau d’urgence des appels et messages téléphoniques, puis transférer l’information aux personnes concernées.

Tâches administratives
• Effectuer de la saisie de données (listes, statistiques, bases de données, plateformes informatiques).
• Tenir à jour le classement, selon les normes sécuritaires établies, de tous les dossiers administratifs, en version papier et virtuelle.
• Produire des outils et des tableaux à la demande du personnel ou de la direction.
• Offrir du soutien administratif à l’équipe en lien avec les différents services et programmes proactifs d’information (par exemple Infovac) : classement, production de photocopies, courte rédaction, etc.
• Prendre les notes de procès-verbal lors des réunions d’équipe et les rendre disponibles dans les délais requis.
• Soutenir la logistique entourant la tenue de réunions d’équipe, de formations ou d’autres événements (réservation de salle, traiteur, hôtel, préparation de documents requis, etc.).
• Traiter le courrier et la réception des livraisons.

Tâches connexes
• Participer aux activités d’équipe et aux projets pertinents.
• Contribuer à l’entretien des lieux de travail afin d’assurer un environnement agréable pour toute l’équipe.
• Occasionnellement, participer à la promotion des services de l’organisme (ex. kiosques)